Выписка из номенклатуры дела

Содержание
  1. Формирование дел в организации и их текущее хранение
  2. Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации
  3. Правила формирования дел
  4. Группировка в дела отдельных видов документов
  5. Подготовка дел к передаче на хранение
  6. Номенклатура дел организации – составление и утверждение
  7. Зачем нужна номенклатура дел каждой организации
  8. Составление номенклатуры дел
  9. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
  10. Порядок текущей работы с номенклатурой дел
  11. Пример оформления выписки из номенклатуры дел
  12. Выписки из номенклатуры дел структурным подразделениям
  13. advocatus54.ru
  14. Типовая номенклатура дел для организации — образец
  15. Выписка из номенклатуры дел: как оформить?
  16. Документальный архив микропредприятия
  17. Дополнительная регистрация в ФСС РФ
  18. Лицензируемые виды деятельности
  19. Виды электронной подписи
  20. Необходимость электронной подписи
  21. Использование электронной подписи
  22. Получение электронной подписи
  23. Из чего состоит электронная подпись
  24. Хранение электронной подписи
  25. Как воспользоваться электронной подписью
  26. Что подписывается электронной подписью
  27. Рекомендация бухгалтера
  28. Page 5
  29. Page 6
  30. Page 7
  31. Page 8
  32. Page 9
  33. Page 10

Формирование дел в организации и их текущее хранение

Выписка из номенклатуры дела

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации

В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.

Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Правила формирования дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

  • помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
  • включать в дело по одному экземпляру документа;
  • помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
  • помещать приложения вместе с основными документами;
  • группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  • раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Обратите внимание! ДЕЛО не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Группировка в дела отдельных видов документов

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года.

Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания.

Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

  • о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;
  • аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
  • изменении фамилии;
  • поощрении, награждении;
  • оплате труда, премировании, различных выплатах;
  • всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
  • дежурствах по профилю основной деятельности;
  • длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках;
  • дежурствах;
  • краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности.

Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате.

При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом:

  • внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
  • анкета (личный листок по учету кадров) и дополнение к нему;
  • автобиография, резюме;
  • документы об образовании;
  • заявление о приеме на работу;
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • договор о материальной ответственности (при его наличии);
  • копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии;
  • аттестационные листы;
  • копии паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника;
  • справки о регистрации по месту жительства;
  • медицинские справки;
  • заявление об увольнении;
  • копия приказа (распоряжения) об увольнении.

Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.

Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

Подготовка дел к передаче на хранение

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Выписка из номенклатуры дела

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

  • группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
  • используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
  • используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
  • применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
  • в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства.

Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др.

составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

  • разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
  • поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю.

И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ.

Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге.

Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно.

Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений.

Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа.

Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

  • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
  • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
  • в архиве организации,
  • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

Евгения Полоса

К записи 687 комментариев

Пример оформления выписки из номенклатуры дел

Выписка из номенклатуры дела

21713 Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел». На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение.

Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

ФАЙЛЫ Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело».

Как правило, оно имеет свой номер и наименование.

Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом.

Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле. Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  1. обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  2. группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  3. он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  4. определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.

), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну.

Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень. Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п.

Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации.

Выписки из номенклатуры дел структурным подразделениям

> > В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п.

При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течении деятельности фирмы. Перечислим основные этапы ее утверждения:

  1. утверждается приказом руководителя предприятия.
  2. подписывается начальником подразделения;
  3. разрабатывается подразделением организации;

Копии ДМН ст.576, 773 Подлинники – в канцелярии — 04 Решения Ученого совета (выписки из протоколов), приказы и распоряжения ректора, распоряжения проректоров, декана факультета.

Копии ДМН (1) ст. 19а Подлинники – в Ученом совете, канцелярии 1 2 3 4 5 — 05 Приказы ректора, распоряжения декана факультета по личному составу студентов. Копии ДМН (1) ст. 19б — 06 Положение о кафедре.

Копия 3 г. (1) ст. 56б (1) После замены новым. Подлинник – в канцелярии — 07 Должностные инструкции сотрудников кафедры.

Копии 3 г. ст. 77б После замены новыми. 75 л. – в составе личных дел — 08 Распоряжения заведующего кафедрой по административно-хозяйственным вопросам 5 л. ст.19в — 09 План развития факультета на пять лет.

Копия ДМН ст. 267 Подлинник – в деканате — 10 Годовой план работы кафедры (по научно-исследовательской, учебно-методической, воспитательной и издательской работе) 5 л.(1) ст. 290 (1) При отсутствии годовых планов вуза — постоянно — 11 Индивидуальные планы работы преподавателей 5 л.

ст. 07-14 ПНД — 12 Планы повышения квалификации преподавателей кафедры 5 л. ст. При этом рекомендуется сохранять те же индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы, протоколы, затем располагают информационно-справочные документы: акты, справки, переписку, журналы. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Внимание Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «текущая научная и методическая работа кафедры», «воспитательная работа со студентами» и т. д.). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка дела в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

advocatus54.ru

Как вносятся сведения в графу кол-во дел? Ручкой или на компьютере? Если на компьютере, значит будет распечатываться новая номенклатура? А как быть с выписками, которые я рассылаю?4.

Если подразделения будут сдавать мне итоговые номенклатуры, то что будет у них — копии или мне опять делать выписки?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #2[272039] 8 августа 2011, 13:31 Анна, я не волшебник, я только учусь.1.

Пусть подразделения включают в свои номенклатуры копии приказов на здоровье, у них срок хранения отличается от оригиналов.2.

На этот вопрос не могу ответить, не сталкивалась с выписками , для чего они вообще?3. Ручкой можно.4. Вообще не поняла.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… ХХ-11 Учебные планы по специальностям и направлениям подготовки факультета.

Копии До минования надобности ст. 711 б ХХ-12 Годовой отчет о работе факультета за учебный год Постоянно ст.

514е ТП 1989 г. ХХ-17 Образовательные стандарты по специальностям и направлениям подготовки факультета.

Копии До минования надобности Ст.1540 ТП (НТД) 2007 г. ХХ-18 Нормативные документы системы менеджмента качества университета (стандарты, инструкции, паспорта и др.).

Копии До минования надобности ст. А в графе «Примечание» у него необходимо указать место хранения оригиналов: «Подлинники — в отделе кадров». Однотипным делам (если это возможно) стараются присваивать одинаковые номера внутри номенклатур дел всех подразделений, например: 03-03, 04-03, 05-03 и т.д.

И вот такой оптимизированный вариант сводной номенклатуры дел подписывает руководитель службы делопроизводства и утверждает руководитель организации.

Далее из него в структурные подразделения возвращаются соответствующие выписки, и сведения в них могут отличаться от направленных первоначально «из подразделений в центр».

Причем такие выписки внешне представляют собой просто фрагмент табличной части сводной номенклатуры дел организации, который содержит данные о делах только этого подразделения, — т.е.

Как правило, оно имеет свой номер и наименование.

Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей: он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии, группирует их в зависимости от типа или принадлежности, обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости, определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Типовая номенклатура дел для организации — образец

14 мая 2021 0 Типовая номенклатура дел составляется с целью систематизации наименований дел, используемых в процессе функционирования организации. В этой статье вы найдете информацию о порядке и правилах составления данного реестра, а также ознакомитесь с примерным образцом такой номенклатуры.

Согласно п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), номенклатура дел — это упорядоченный список наименований дел, используемых в делопроизводстве предприятия, содержащий сведения о продолжительности их хранения в архивах.

На основании этого документа составляются описи дел, подлежащих дальнейшему (временному или постоянному) сохранению. В соответствии с п. 3.4.4 Правил, существует 3 вида номенклатуры дел:

  • Индивидуальная — составляется для конкретной организации на основании примерной или типовой номенклатуры дел.
  • Примерная — содержит примерный список дел, которые могут быть сформированы в процессе функционирования предприятия, имеет рекомендательный характер.
  • Типовая — используется на однородных предприятиях, имеет статус нормативного документа.

Чтобы понять сущность процедуры составления номенклатуры дел, необходимо точно определить понятие «дело».

В документообороте это единица учета, которая может включать в себя несколько документов, объединенных по одному общему критерию. Например, договор-заказ, содержащий расчет стоимости изготовления продукции по запросу заказчика «А», является документом, входящим в состав дела «Договоры-заказы», состоящего из аналогичных договоров, заключенных с разными заказчиками.

При этом может существовать и дело, включающее разнородные документы, имеющие отношение к одному проекту. Такой подход существенно упрощает процедуру работы с документами. Включение каждого из них в номенклатуру сделало бы ее чрезмерно раздутой, причем использование каждого нового бланка повлекло бы за собой необходимость внесения правок и корректировок.

Объединение же документов в дела лишает номенклатуру указанных недостатков.

Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности.

Номенклатура составляется ежегодно, в конце последнего квартала года и вступает в действие с 1 января нового года.

Согласовывать документ с архивным учреждением необходимо не реже одного раза в 5 лет.

Если же структура управления организации претерпевает радикальные изменения, номенклатуру ее дел также придется пересмотреть.

Выписка из номенклатуры дел: как оформить?

Как оформить выписку из сводной номенклатуры дел для структурных подразделений? Какие сведения приводятся на титульном листе выписки?

Какая форма принята для последующих листов, где приводится номенклатура структурного подразделения? Нужно ли в конце выписки указывать: – составителя; – начальника отдела делопроизводства; – с кем согласовано (руководитель архива предприятия); – дату составления выписки? Следует ли давать ссылку на перечень со сроками хранения?

Существуют ли нормативные документы по правилам оформления выписок из номенклатуры дел? В п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организации указано только то, что структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. Где можно найти более подробную информацию по правилам их оформления?

Нормативных документов, регламентирующих оформление выписок из номенклатуры дел, нет. Порядок действий, предписанный Основными правилами работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002, такой: сначала структурные подразделения формируют собственную номенклатуру дел и оформляют ее титульный лист в соответствии с приложением 8 к п.

3.4.6 Основных правил. Затем номенклатуры дел подразделений сводятся в единую номенклатуру дел организации (приложение 7 к п. 3.4.6), которая подписывается и утверждается в установленном порядке.

Наконец, готовая сводная номенклатура дел снова «разбирается» на выписки по структурным подразделениям. Согласно п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Документальный архив микропредприятия

Выписка из номенклатуры дела

Всегда стоит рассмотреть вопрос об организации электронного архива документов на серверной основе облачного хранилища.

Для микропредприятия в этом случае могут подойти облачные сервисы и хранилища:

Google

Mail.ru

Yandex.ru

Для более оптимального хранения и поиска можно использовать:

облачную подписку на SharePoint Online из пакета Office-365

недорогую GRM-систему электронного документооборота на собственном сервере или удаленном хостинге

Кабинет налогоплательщика функционирует на официальном сайте ФНС России в 4-х вариантах в зависимости от правового статуса налогоплательщика:

Кабинет налогоплательщика – физического лица

Кабинет налогоплательщика – самозанятого лица

Кабинет налогоплательщика – индивидуального предпринимателя

Кабинет налогоплательщика – юридического лица

Для микропредприятий, в зависимости от организационно-правовой формы государственной регистрации, используются кабинеты для ИП или для юрлица (ООО)

Дополнительная регистрация в ФСС РФ

Для ИП, кроме всего прочего, при заключении первого трудового договора с наемным работником, требуется дополнительная регистрация в ФСС РФ

Регистрация ИП в ФСС РФ в качестве работодателя-страхователя

Лицензируемые виды деятельности

Без получения специального разрешения от уполномоченного государственного органа осуществлять лицензируемую деятельность нельзя.

Перечень лицензируемых видов экономической деятельности

Виды электронной подписи

В соответствии с действующим законодательством различают простую и усиленную электронную подпись, причем усиленная электронная подпись может быть квалифицированной и неквалифицированной.

Необходимость электронной подписи

Необходимость электронной подписи диктуется активным развитием и внедрением электронного документооборота в нашей стране и во всем мире, постепенному, но неумолимому отказу от бумажного делопроизводства в связи с прогрессом информационных технологий передачи данных.

Сейчас невозможно представить себе жизнь и деятельность без компьютерной техники и электронных устройств. Все больше государственных и муниципальных услуг представляется исключительно в электронном виде, воспользоваться которыми можно только при наличии собственной электронной подписи.

То же касается и обмена электронными сообщениями и файлами электронных документов. Здесь все чаще требуется однозначная идентификация отправителя и получателя электронных сообщений и файлов электронных документов.

Поэтому индивидуальному предпринимателю и руководителю ООО просто необходимо в настоящее время озаботиться приобретением, установкой и настройкой собственной электронной подписи.

Использование электронной подписи

Использование электронной подписи позволяет:

1) получить доступ к государственными и муниципальными услугами в электронном виде на портале государственных услуг;

2) принимать самостоятельное участие в электронных торгах, аукционах и тендерах;

3) расширить географию бизнеса, совершая в удаленном режиме обмен подписанными договорами и первичными документами и, таким образом, значительно сократить время, затрачиваемое на оформление сделок и обмен документацией;

4) получить доступ к иным интернет-сервисам, требующим идентификации.

Получение электронной подписи

Приобрести электронную подпись можно только в специализированных удостоверяющих центрах, акредитованных при министерстве цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ.

Для получения электронной подписи в удостоверяющий центр необходимо предоставить соответствующее заявление и документы, подтверждающую достоверность информации, подлежащей включению в сертификат ключа проверки электронной подписи, а также соответствующие доверенности.

Для обеспечения идентификации пользователя процедура получения сертификатов ключей проверки электронной подписи требует личного присутствия его владельца.

Из чего состоит электронная подпись

Удостоверяющий центр выдает владельцу электронной подписи бумажный сертификат открытого ключа электронной подписи и электронный носитель информации (ру-токен или флешка), на котором записаны следующие файлы электронной подписи:

сертификат открытого ключа электронной подписи,

открытый ключ электронной подписи,

закрытый ключ электронной подписи.

Хранение электронной подписи

По закону, ответственность за хранение файлов электронной подписи владелец электронной подписи несет сам.

Хранить файлы электронной подписи можно не только на внешнем носителе (ру-токен, флешка), но и на локальной диске компьютерного устройства.

Главное условие и требование – не допускать компрометации электронной подписи, т.е. ее несанкционированное использование или утрату.

Как воспользоваться электронной подписью

Для того, чтобы воспользоваться электронной подписью, файлы электронной подписи нужно установить в контейнер средства криптографической защиты информации, позволяющей осуществлять проверку, шифрование и расшифрование электронной подписи.

Самым распространенным средством криптографической защиты информации на сегодняшний день является программное обеспечение Крипто Про CSP, которое устанавливается на компьютер владельца электронной подписи.

Что подписывается электронной подписью

Если собственноручной подписью мы подписываем документы на бумажных носителях, то электронной подписью можно подписать практически любой файл электронного документа, созданного в программах офисного пакета Microsoft Office или ее бесплатных аналогах (OpenOffice, LibreOffice и др.), а также созданного в универсальном формате файлов PDF.

Исключение на сегодняшний день или, вернее трудности с подписанием, вызывают только файлы баз данных.

Рекомендация бухгалтера

В случае приобретения электронной подписи рекомендуется приобретать сразу универсальную усиленную квалифицированную подпись.

Предложения для людей и для бизнеса

Page 5

Прежде всего нам нужно набросать прайс-лист для себя, чтобы самим четко представлять и понимать что мы продаем и только потом можно уже заняться его оформлением для покупателей и заказчиков.

Прайс-лист может быть составлен в произвольной форме, так как какой-то унифицированной или утвержденной формы нет.

Прайс-лист “для себя” у нас должен быть правильно структурированным, поэтому для составления наброска рекомендуется:

1) выписать на отдельном листе зарегистрированные нами виды экономической деятельности (основной и дополнительные ОКВЭД из Выписки ЕГРЮЛ/ЕГРИП);

2) подобрать к выписанным кодам ОКВЭД соответствующие коды по ОКДП2 – Общероссийскому классификатору продукции (работ, услуг) по видам экономической деятельности.

Такая подборка/выборка и станет основой для нашего фирменного прайс-листа.

3) заполнить полученную группировку конкретными названиями (описаниями) товаров, работ и услуг с указанием единиц измерения и примерной стоимостью.

Page 6

Как правило, оттиск круглой печати содержит:

фирменное наименование микропредприятия,

место осуществления деятельности (название населенного пункта),

код идентификации ОГРН или ОГРНИП,

изображение фирменного логотипа.

Page 7

Помимо традиционной и основной для большинства банков услуги расчетно-кассового обслуживания клиентов по договору банковского счета, связанной с исполнением платежей и зачислением средств клиента, банки предоставляют целый спектр дополнительных банковских услуг, которыми может воспользоваться микропредприятие:

торговый эквайринг;

интернет-эквайринг;

выпуск и обслуживание корпоративных карт;

зарплатный проект;

кредитное обслуживание;

депозитное обслуживание;

валютообменное обслуживание;

лизинговое обслуживание;

предоставление банковской ячейки;

банковское сопровождение операций с ценными бумагами;

специальный счет для участия в госзакупках.

Page 8

С 2017 года руководитель микропредприятия (ИП или руководитель организации) вправе выбирать, применять или нет в работе организации локальные нормативные акты – например, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, о премировании.

При отказе от таких документов с работниками нужно заключить типовой трудовой договор, заключаемый между работником и работодателем – субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям, утвержденный правительством РФ, в который все условия режима труда и отдыха, оплаты и пр. будут включены.

К преимуществам заключения типового трудового договора, относится, например, возможность не вести в дальнейшем другие локальные нормативные документы, в которых ранее были прописаны режим труда и отдыха, система оплаты труда и внутренний распорядок организации.

Представители министерства труда и социальной защиты РФ уверены, что на типовой трудовой договор в конечном итоге перейдут все микропредприятия, так как он существенно облегчает кадровое делопроизводство.

Page 9

Участие в закупках для государственных и муниципальных нужд предполагает участие в электронных торгах.

Электронные торги могут проводиться в открытой или закрытой форме.

При открытой форме закупок информация о них сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц, а к участникам закупки предъявляются единые требования.

Закрытая форма определения поставщика – это направление приглашений для участия в конкурсе или аукционе ограниченному кругу лиц, которые соответствуют требованиям заказчика.

Наиболее распространненными являются электронные торги в открытой форме в виде электронного аукциона.

Page 10

Оплата приобретаемого недвижимого имущества может производиться по желанию арендатора-покупателя, как единовременно, так и в рассрочку посредством ежемесячных или ежеквартальных выплат в равных долях.

Срок рассрочки оплаты приобретаемого имущества устанавливается законами субъектов Российской Федерации, но не должен составлять менее трех лет.

Обратите внимание, что при предоставлении рассрочки по оплате покупаемого имущества, на сумму денежных средств начисляются проценты исходя из ставки, равной 1/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ, действующей на дату опубликования объявления о продаже арендуемого имущества, а само имущество находится в залоге у продавца до полной оплаты и отказаться от этого правила нельзя, так как условия договора купли-продаж и арендуемого имущества о неприменении данного правила ничтожны.

О правах человека
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: