Приказ о предоставлении служебного транспорта

Содержание
  1. Приказ о выделении транспорта образец
  2. Приказ о выделении транспорта образец и куда ложится
  3. Приказ о предоставлении транспорта образец
  4. Использование служебного автомобиля
  5. Образец приказа на управление служебным автомобилем директором
  6. Особенности составления приказа
  7. 2 вопроса о Служебном Автомобиле в Личных Целях
  8. СЛУЖЕБНЫЙ АВТОМОБИЛЬ ИЛИ ВСЕ-ТАКИ ЛИЧНЫЙ?
  9. ЕСТЬ ЛИ РАЗНИЦА В КАКИХ ЦЕЛЯХ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ
  10. ИТОГ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ЛИЧНЫХ ЦЕЛЯХ
  11. НЕУЖЕЛИ ВСЕ ТАК ПЛОХО?
  12. Использование служебного автомобиля в личных целях
  13. Служебный автомобиль в личных целях
  14. Когда можно приватно использовать коммерческий транспорт?
  15. Какие нужны документы?
  16. Как оформить автомобиль сотрудника (аренда)
  17. Возмещение расходов при использовании служебного авто
  18. FAQ (часто задаваемые вопросы)
  19. Как сделать легальным использование служебной машины
  20. Правила использования служебного автомобиля для личных нужд
  21. Пример возмещения организации расходов за использование служебного транспорта
  22. Ответственность за езду на служебном авто в личных целях 
  23. Использование служебного автомобиля в личных целях — как оформить, можно ли
  24. Нормативные документы, регламентирующие использования служебных авто в личных целях
  25. Порядок оформления аренды служебного автотранспорта на сотрудника
  26. Пользование автомобилем предприятия для личных нужд согласно приказам и внутренним распоряжениям
  27. Использование машины для собственных нужд по доверенности
  28. Использование служебного автомобиля в личных целях без оформления

Приказ о выделении транспорта образец

Приказ о предоставлении служебного транспорта

Руководителем группы назначаю Шайхутдинов А. А. педагог-организатор обж, с возложением на него ответственности за жизнь, здоровье.Выделить школьный автобус паз 32053-70 т 803 кт 174 (водитель Титов И.

Е.) на 05. 02. 2013 г для перевозки пассажиров из с. Родники.«Северяночка» предназначена для обеспечения безопасной посадки и высадки детей (воспитанников) из автобуса у территории муниципального.Установить место стоянки автобуса специального назначения газ-322121, гос номер с 924 кр 30, и автобуса кавз 397653, гос номер М643.

К перевозке обучающихся и воспитанников школьным автобусом в качестве водителя допускаются лица в возрасте не моложе 20 лет с непрерывным.Степень самостоятельности учащихся при выделении главного, структурировании и оформлении лекцииПравилам дорожного движения на улицах района Братеево с использованием школьного автобуса с 30 до 13.

30 поэтапно 6-ю рейсамиХодатайствует перед органами местного самоуправления о предоставлении жилья нуждающимся работникам и выделении ссуд на его приобретение.Ходатайствует перед органами местного самоуправления о предоставлении жилья нуждающимся работникам и выделении ссуд на его приобретение.Разместите кнопку на своём сайте:

Приказ о выделении транспорта образец и куда ложится

Инфо Контроль за соблюдением требований по оформлению, ведению путевых листов, своевременность и точность всех записей в них осуществляется должностными лицами отдела эксплуатации ФГУ УМиАТ ФСИН России. 4.19.

Путевой лист действителен в течение суток с момента его подписания механиком ОТК, ответственным за выпуск автомобилей.

По истечении суток автомобиль должен быть предъявлен в ФГУ УМиАТ ФСИН России для осмотра и оформления новой страницы путевого листа, за исключением случаев выезда на нем в командировку.

Водитель, выезжающий в командировку, обеспечивается ФГУ УМиАТ ФСИН России необходимыми техническими принадлежностями, в путевом листе делается запись «Командировка», заверенная печатью.

Виновные в утрате путевого листа привлекаются к дисциплинарной ответственности.

Приказ о предоставлении транспорта образец

В случае использования автотранспорта сверх установленного режима работы, а также срочных выездов без заявки должностное лицо информирует об этом оперативно-диспетчерскую службу ФГУ УМиАТ ФСИН России через оперативного дежурного ФСИН России и делает запись в путевом листе. 2.3. Выезд автомобильного транспорта за пределы Московской области осуществляется только с письменного разрешения директора ФСИН России (приложение 2).

2.4. Выход на линию автомобилей в выходные и праздничные дни разрешается на основании письменной заявки (приложение 3), которая подается накануне до 11 часов в ФГУ УМиАТ ФСИН России, подписанной руководителем подразделения, использующего закрепленный автотранспорт. 2.5.

При изменении реквизитов Стороны обязаны через 10 дней уведомить друг друга в письменной форме заказными отправлениями. 6.

ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН: ИСПОЛНИТЕЛЬ: ЗАКАЗЧИК: Подписи Сторон: Исполнитель: Заказчик: Приложение 3 к Положению о предоставлении автотранспорта ГКП РХ «Айтыс» Форма заявки на выделение транспортного средства Руководителю ГКП РХ «Айтыс» ______________ ЗАЯВКА на выделение транспортного средства В соответствии с договором от «___» ________ 20___ г.

Важно По его результатам составляется заключение, утвержденное начальником ФГУ УМиАТ ФСИН России, в котором содержатся предложения о мерах дисциплинарной и материальной ответственности виновных. 5.8. Служебное расследование не проводится, если причины дорожно-транспортного происшествия, размер ущерба и виновные лица установлены Госавтоинспекцией, дознанием или следствием.

5.8. Служебное расследование не проводится, если причины дорожно-транспортного происшествия, размер ущерба и виновные лица установлены Госавтоинспекцией, дознанием или следствием. 5.9. В целях изучения и устранения причин дорожно-транспортных происшествий отделом безопасности движения в установленном порядке осуществляется их учет и анализ.

На основании этих данных составляются ежеквартальные и годовые отчеты, которые докладываются руководству в части, их касающейся. 5.10. Абакан «__» ___________ 20__ г.

Государственное казённое предприятие Республики Хакасия «Айтыс», в лице _________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________, действующего на основании Положения, именуемый в дальнейшем «Исполнитель», с одной стороны, и __________________________________________________, в лице _________, действующего на основании ____________________________________________, именуемый в дальнейшем «Заказчик», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий Договор о нижеследующем: 1.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Порядок эксплуатации автотранспортных средств 4.1.

Организация эксплуатации, содержание, хранение и учет автомобилей и материально-имущественных, а также горюче-смазочных материалов возлагается на должностных лиц федерального государственного учреждения

«Управление механизации и автотранспорта Федеральной службы исполнения наказаний»

. Обязанности должностных лиц определяются соответствующими инструкциями и положениями, утвержденными руководством ФГУ УМиАТ ФСИН России. 4.2. К управлению автотранспортными средствами допускаются лица, прошедшие соответствующее обучение, имеющие удостоверение на право управления автотранспортными средствами и допущенные к этому в установленном порядке.

Также узнаете, на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь и как составить положение об оплате труда.

Рассмотрим сложные вопросы штатного расписания и штатной расстановки: как вместо двух документов вести один удобный файл, и как принять локальный нормативный акт.

Руководство сразу же будет в курсе, если водитель, который обязан использовать машину лишь в рабочих целях, пренебрежет запретом и решит нарушить правила трудового распорядка. Данный факт выяснить по расходу горючего, но хуже всего будет, если авто попадет в аварию.

Использование служебного автомобиля

Если в поручение наемному сотруднику предоставляется машина, числящаяся в отчетности компании, то за такой транспорт ответственный работник несет полную ответственность.

С другой стороны, руководитель организации обязан выделять средства на обеспечение беспрепятственного выполнения прямых обязанностей штатного водителя, так как подчиненный не обязан тратить личную заработную плату на нужды компании. Данные обязанности отражаются в необходимости:

  1. оплачивать парковку, если организация на имеет собственного места для стоянки служебного транспорта.
  2. обеспечивать финансовыми средствами для покупки горючего топлива;
  3. приобретать расходные материалы и запчасти, если из-за неисправности механизмов водитель не может вывезти авто с места стоянки;
  4. оформлять очередные технические осмотры, оплачивая услуги станции обслуживания;

Конечно, любой наниматель заинтересован в том, чтобы обеспечивать функционирование компании с наименьшими затратами, и если у человека будет свой личный транспорт, то начальник сможет сэкономить существенные средства из-за отсутствия необходимости приобретать машину для коммерческих целей.

Но в таких случаях директор организации обязан составить с водителем, имеющим личный транспорт, соглашение, по которому обязуется выплачивать компенсации в случае поломки и выхода из строя автомобиля при выполнении поручений.

К слову, за использование личного транспорта для нужд компании работник должен получать повышенную заработную плату, вне зависимости от того, что работодатель итак обязан обеспечивать подчиненного бюджетными средствами для решения текущих нужд организации.

Образец приказа на управление служебным автомобилем директором

Законодательством РФ не установлена четкая форма данного приказа, так что руководители компаний могут его проектировать в произвольной форме. Приказ должен обязательно содержать следующие блоки информации:

  1. каковы его права и ответственность.
  2. полное наименование компании с указанием личных данных руководителя (фамилии, имени, отчества, юридического адреса офиса);
  3. какой именно автомобиль подпадает под ответственность служащего;
  4. с какой даты подчиненный может приступить к выполнению обязанностей;
  5. должность, фамилия, имя и отчество ответственного за автотранспорт работника;

В целом, в большинстве случаев, работники несут ответственность за то, чтобы содержать штатный автомобиль в пригодном виде, дабы транспорт всегда смог осуществить свою прямую роль.

Особенности составления приказа

Составляют приказ в произвольном виде на бланке организации или на обычном листе формата А-4.

Можно написать документ от руки разборчивым почерком или набирать текст на компьютере и распечатать.

Следите за тем, чтобы на бланке не было помарок, исправлений, зачеркиваний, непонятных формулировок. Если вам нужно внести корректировки, возьмите чистый лист или бланк и снова заполните документ, а прежний утилизируйте.

Вновь изданный приказ о закреплении автомобилей за сотрудниками организации должен подписать директор. Необязательно, чтобы на нем стояла печать фирмы, если иное не закреплено в учетной политике организации.

2 вопроса о Служебном Автомобиле в Личных Целях

Приказ о предоставлении служебного транспорта
Эксплуатация служебного автомобиля в любой организации завязана на ведении путевой документации. Использование служебного автомобиля в личных целях многих специалистов ставит в тупик.

Это связано с тем, что сразу появляются сомнения, как правильно вести путевую документацию и надо ли вообще вести путевые листы при использовании в личных целях.

И самые распространенные вопросы на эту тему звучат так:

  • Есть ли разница в использовании служебного автомобиля в рабочих и личных целях?
  • Необходимы ли для этого дополнительные документы или пометки в путевом листе при личном использовании с разрешения руководства?

СЛУЖЕБНЫЙ АВТОМОБИЛЬ ИЛИ ВСЕ-ТАКИ ЛИЧНЫЙ?

Есть заслуживающая внимание аналитическая статья на «Гарант-сервисе» (официальный партнер компании ГАРАНТ в Липецке и Липецкой области), но сразу скажу, что данная статья, хоть и подкреплена судебной практикой, но она однобоко рассматривает этот вопрос.

Вопрос о служебном автомобиле в личных целях и как оформить этот момент рассматривается, только с точки зрения налоговых органов. И вопрос по оформлению путевого листа, например, рассматривается без учета еще одного очень важного момента — это требования обеспечения безопасности дорожного движения.

Бухгалтер не знает, что на путевом листе завязаны три мероприятия по обеспечению БДД, поэтому выводы, которые делаются в этой статье задают неправильный вектор поведения. Обращаются внимание на такие моменты:

  • путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца;
  • компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно.

Первый момент очень сильно радует организации: как хорошо, можно выписать путевой лист на месяц. С точки зрения налоговых органов можно, а с точки зрения надзорных органов (транспортная инспекция, УГАДН) нельзя, потому что в путевом листе служебного автомобиля должны ежедневно проставлятся отметки о предрейсовом медосмотре.

А также ежедневно должны проставляться отметки специалиста ответственного за техническое состояние автомоблией при выпуске на линию. К тому же в путевом листе должен прослеживаться режим труда и отдыха водителя каждую смену (потому что есть ограничения).

И это относится не только к штатному водителю, но и к директору, если он сам управляет служебным автомобилем. Поэтому давайте рассмотрим вопрос служебного автомобиля немного в другой плоскости.

  • К сведению! Если вы эксплуатируете служебные автомобили, то законодатель требует обеспечить безопасность дорожного движения (БДД). Для вас и/или вашего специалиста запущена новая онлайн Программа-содействие. Участие в ней абсолютно бесплатное.
  • Подробнее…

ЕСТЬ ЛИ РАЗНИЦА В КАКИХ ЦЕЛЯХ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ

Конечно разница есть. Рассмотрим в качестве примера коммерческую организацию. Деятельность ее направлена на извлечение прибыли. И любой автомобиль приобретенный или взятый в аренду, будет рассматриваться налоговым органом либо как объект с помощью которого извлекают прибыль (перевозка на сторону), либо он необходим для работы организации в целом (перевозка для служебных нужд).

Есть 3 (три) варианта для анализа:

  • эксплуатация для личных целей;
  • эксплуатация для служебных целей и (если есть необходимость) для личных целей;
  • Эксплуатация для служебных целей.

Третий вариант я не рассматриваю, потому что в этом случае все понятно (обозначил для полноты).

Что касается первого варианта, то он категорически исключается по одной простой причине. Налоговая принимает обоснованное списание топлива только на расходы деятельности компании. На личное использование списание топлива не происходит (будут проблемы с налоговой).

Поэтому заполнение путевого листа на личные цели бессмысленно.

Оно бессмысленно потому, что даже если вы выпишите отдельный путевой лист и водитель заправит за свой счет служебный автомобиль, то бухгалтерия его не сможет приобщить, так как он ничего общего с расходами на организацию не имеет. В итоге у вас возникнет пробел между показаниями спидометра (он же крутится). Этот пробел лишний повод для надзорных органов задавать неудобные вопросы.

Теперь о втором варианте (самом распространенном). Чтобы совместить использование служебного автомобиля в рабочих и личных целях есть выход. Но сразу скажу выходом это назвать сложно, потому что сам процесс хоть и соответствует всем требованиям законодательства и надзорных органов, но является абсолютно не пригодным ввиду его трудоемкости.

Итак, начнем с того что спидометр на автомобиле крутится постоянно (если вы конечно не Кулибин, и не сделали отдельный тумблер на него). Километраж на спидометре и километраж в путевом листе служебного автомобиля должен быть одинаковым — это аксиома.

Также, к слову говоря, аксиомой является и то, что остаток в баке по путевому листу должен быть не больше чем объем бака автомобиля. Иначе встает вопрос, а где водитель возит излишки?

И теперь перед нами стоит задача: как сделать так, чтобы пробел в километраже по спидометру, который вы накрутили при личном использовании, не выпал из документооборота бухгалтерии, а также документооборота транспортного отдела.

Выход (если это можно так назвать) есть. Нужно документально оформлять передачу автомобиля водителю, который будет его использовать в личных целях с фиксацией спидометра. Таким документом является акт приема-передачи автомобиля (кстати образец этого документа есть в Пакете Готовых Шаблонов).

Да, да. В этом случае составляется акт приема-передачи автомобиля каждый раз когда служебный автомобиль передается сотруднику для использования в личных целях. Составляет этот акт и контролирует его наполнение не один водитель, как вы знаете, а ответственный за техническое состояние и эксплуатацию (совместно с водителем, конечно).

Но, если вы думаете, что это все. То нет. Если речь идет о водителе, то мало каждый раз составлять акт приема-передачи автомобиля. Необходимо основание для его передачи, потому что акт является конечным документом при передаче автомобиля.

Таким документом является договор аренды (или субаренды если он уже в аренде). Вы спросите для чего он нужен? Здесь есть 2 (два) момента:

  • момент выгоды для коммерческой организации;
  • момент обеспечения БДД.

На счет коммерческой выгоды, вы должны понимать, что коммерческая организация не может работать себе в убыток, и даже не может работать безвозмездно, то есть в «0». Опять будут вопросы у налоговой.

Поэтому возмездный договор аренды должен быть, хотя бы на минимальную символическую сумму.

На счет обеспечения БДД. Вы должны понимать, что если водитель взял автомобиль в личное пользование и попал в ДТП с пострадавшими, то вы всегда можете сказать, что водитель был не на служебном задании (вот приказ о предоставлении выходного дня, вот договор аренды, вот акт приема-передачи).

  • К сведению!Для специалистов, ответственных за обеспечение БДД, у нас есть готовое решение, которое немедленно упакует вашу работу на 100%. Это Пакет Готовых Шаблонов (более 90 форм, образцов и шаблонов), который успешно прошел реальные надзорные проверки.
  • Подробнее…

ИТОГ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ЛИЧНЫХ ЦЕЛЯХ

Краткий итог, какие же документы должны быть, чтобы можно было использовать служебный автомобиль в личных целях:

  • Приказ о предоставлении выходного дня (если используется в рабочее время);
  • Договор аренды (субаренды);
  • Акт приема-передачи.

А теперь представьте, если у вас водитель или специалист по несколько раз в неделю (если не за день) использует служебный автомобиль в личных целях.

И каждый раз возникает необходимость правильно оформлять все документы. Именно поэтому я сразу обозначил, что этот вариант совсем не подходит для практического применения.

Хотя для редких (разовых) случаев именно так и надо оформлять все документы.

НЕУЖЕЛИ ВСЕ ТАК ПЛОХО?

Как бы плохо это не казалось, но в этой ситуации нужно просто определиться и сделать выбор.

Есть 3 (три) варианта:

  • Либо вы ставите табу на личное использование;
  • Либо вы даете в личное пользование на определенное время, и водитель едет за счет организации и вы это никак не отражаете, принимая на себя все риски (если с ним или с кем-то что-то произойдет);
  • Либо, как говорится, специалист (или водитель) «выписывает» авто. Официально делается Приказ (если необходимо), разовый договор с официальной передачей авто с фиксацией состояния, спидометра и остатка в баке.
  • Внимание!У нас единственное в России обучение по БДД, которое проводится при нашей экспертной поддержке на базе собственного образовательного учреждения. Это дистанционное обучение по всей России с выдачей Диплома установленного образца. А также Бонусы от нас бесплатно.
  • Подробнее…

ВЫВОД:

  • Ситуация конечно интересная. Использование служебного автомобиля в личных целях практикуется везде. И, как правило, все действуют по второму варианту. А какой выберете вы? Жду комментариев.

…Время от времени появляется очень актуальный и интересный материал или ценное предложение. Оставьте свой E-mail, чтобы быть в курсе и держите себя в теме последних событий. Подписная форма НИЖЕ.

Использование служебного автомобиля в личных целях

Приказ о предоставлении служебного транспорта

Использование служебного транспорта в личных целях директором коммерческой компании или сотрудниками фирмы — явление в Российском бизнесе достаточно частое. Нередко оно рассматривается как дополнительный элемент мотивации сотрудников. Насколько законно и безопасно так использовать машину?

Служебный автомобиль в личных целях

Согласно законодательству РФ, свободное использование коммерческого (служебного) транспорта в личных целях запрещено. Связано это, в первую очередь, с тем, что вся деятельность бизнеса подконтрольна и регламентирована обязательной бухгалтерской отчетностью.

На каждую поездку служебного автомобиля составляется путевой лист, списывается топливо, насчитывается заработная плата водителю. Затраты на поездку четко рассчитываются и списываются бухгалтерией как затраты на производственную деятельность, после чего вычитаются из налогооблагаемой прибыли.

Если коммерческий транспорт используется несанкционировано, не подтверждается никакими внутренними правилами и инструкциями, не проводится по бухгалтерии и не сопровождается списанием затрат, то компания несет потери:

  • имущественные — износ механизмов автомобиля, расход горюче-смазочных материалов, увеличение амортизационных затрат (расходы на ремонт);
  • материальные — повреждение или неумышленное уничтожение автомобиля.

Разумеется, будут проблемы с налоговыми органами, которые любые расходы и затраты на служебный транспорт воспринимают как расходы деятельности компании.

Когда можно приватно использовать коммерческий транспорт?

Только когда в коммерческой компании на этот счет действуют легальные правила (один из вариантов):

  • транспорт должен быть под строгим контролем, использоваться только в служебных целях и только в рабочее время;
  • сотрудникам разрешено использовать транспорт личных целях в нерабочее время (требуется соответствующая регламентирующая документация — инструкции, протоколы, узаконенные правила).

Первый вариант понятен и прозрачен — все затраты проводятся по бухгалтерской отчетности. Во втором случае компания должна четко определить «правила игры» и сформулировать в инструкциях основные вопросы: как компенсируется расход ГСМ, как контролируется пробег по спидометру, как ведется отчетность по использованию транспорта, и как используются автомобили.

Правила частного использования служебного автомобиля должно быть утверждены руководящими органами компании и согласованы с налоговыми органами в рамках действующего законодательства.

Какие нужны документы?

Чтобы сотрудник компании мог без последствий управлять служебным автомобилем в нерабочее время, у него на руках должны быть:

  • приказ о закреплении автомобиля за определенным сотрудником;
  • акт приема/передачи машины (с фиксацией показаний спидометра);
  • договор аренды (субаренды) авто;
  • приказ о предоставлении сотруднику выходного дня (если машина используется в рабочее время).

Любой из этих документов временно снимает транспортное средство с баланса компании и переносит ответственность за сохранность и целостность авто, а также затрат на ГСМ и амортизацию на водителя, сидящего за рулем.

При этом, документы должны оформляться каждый раз, когда автомобиль выезжает из парка компании не по служебной надобности (то есть, по путевому листу).

Именно по этой причине такой механизм использования машины не слишком практичен.

Путевой лист сотруднику, использующему авто в неслужебных целях не нужен. Однако, инспектор ГИБДД может его затребовать, и водителю придется самостоятельно решать вопрос его отсутствия.

Как оформить автомобиль сотрудника (аренда)

Еще один, более простой и законный способ использовать служебный автомобиль в личных целях — аренда. Но не аренда авто сотрудником у компании, а наоборот: аренда компанией личного транспорта сотрудника. При этом, аренда может быть оформлена как на само авто, так и на машину с водителем.

  • На основании статьи 642 ГК РФ, если компания арендует только авто, то управлять машиной имеет право и сам владелец-сотрудник, и другие сотрудники фирмы.
  • На основании статьи 632 ГК РФ, при аренде компанией частного авто с водителем, управлять машиной может только арендодатель.

И в том, и в другом случае, использовать в нерабочее время арендованную машину можно без дополнительных документов, так как владелец авто имеет к нему право доступа в любое время.

Если же оба варианта аренды транспортного средства компанию не устраивают, потребуется акт приема/передачи служебного транспортного средства определенному сотруднику, который может использовать его во внеслужебных целях.

Допускается также аренда сотрудником служебного автомобиля на определенное время. Но в этом случае, система бухгалтерского учета будет сложнее, так как придется рассчитывать налог на доход компании с аренды своего транспорта.

Возмещение расходов при использовании служебного авто

Вопросы возмещения затрат на используемый в личных целях служебный автомобиль — один из главных вопросов, которые компания должна сразу решить и узаконить документально, чтобы не нести убытки и не подвергнуться санкциям сотрудников налоговой инспекции.

Способов возмещения сотрудником денежных расходов при эксплуатации служебного транспорта несколько:

  • в документах (инструкции, правила компании, договора) сразу указывается лимит количества топлива или стоимости ГСМ, и эту сумму в конце отчетного периода сотрудник возмещает компании;
  • сотрудник, эксплуатирующий авто, получает на руки оговоренную сумму на расходы;
  • сумма затрат прописывается в договоре аренды (любом из вариантов).

Руководство компании само выбирает форму начисления и погашения затрат, после чего схема прописывается в правилах фирмы и отражается в бухгалтерской документации.

Точно так же контроль неслужебной эксплуатации автомобиля может вестись по пробегу (разрешенное количество километров, которые можно проехать на коммерческом авто при личной эксплуатации), что позволяет ограничить и контролировать амортизацию машины и затраты на ее обслуживание и ремонт.

Схема такого контроля проста: руководство компании учитывает цифру пробега до и после поездки в оговоренные временные периоды, а затем отнимает от общего пробега пробег по служебным заданиям (высчитывается по путевым листам). Полученный остаток — и есть расстояние, которое машина проехала в личных целях сотрудников, и оно переводится в количество топлива по техническим характеристикам и амортизацию и диагностической карте автомобиля.

FAQ (часто задаваемые вопросы)

  1. Можно ли по договоренности с руководством компании использовать авто в личных целях в выходные и праздничные дни?
    Чаще всего, такое использование подразумевается по умолчанию, но может быть отдельно прописано в правилах политики компании.
  2. Можно ли использовать служебное авто в личных целях, если сотрудник в отпуске?
    Это необязательное условие. Обычно такое не практикуется, но по договоренности с руководством, такой вариант возможен (необходимо заявление сотрудника и согласие директора).
  3. Нужен ли путевой лист, если служебный автомобиль используется в личных целях?
    По договоренности с руководством, путевой лист может выписываться, чтобы исключить вопросы сотрудников ГИБДД во время проверки на дороге.

    По закону, машина, которая находится не на служебном задании, путевой лист иметь не обязана, но тогда необходимо подтверждение (приказ, заверенное заявление, договор аренды), что неслужебная поездка допускается руководством компании и контролируется.

  4. Кто несет ответственность в случае, если автомобиль во время личной поездки сотрудника попал в ДТП? Это один из самых важных и сложных вопросов в ситуации, когда коммерческая компания допускает использование служебного транспорта в личных целях сотрудников.

    Если схема контроля предполагает возмещение затрат в конце отчетного периода, то восстановлением может заняться сама компания. Если машина застрахована, то страховка действовать не будет — частное использование служебного авто при ДТП, и управление водителем, не вписанным в страховку, не относится к числу страховых случаев. Если схема стандартная, то машина по акту приема/передачи временно находится полностью на ответственности сотрудника, и восстанавливать ТС придется ему а свой счет.

В заключении отметим, что использование коммерческого (служебного, корпоративного) транспорта в личных целях директора или сотрудников компании допускается.

Но только в том случае, если в Политике, должностных инструкциях и приказах четко указаны условия такой эксплуатации и методы контроля затрат.

Отдельный случай — аренда авто у компании и аренда машины компанией у сотрудника, где действуют правила аренды движимого имущества.

Несогласованная с руководством и никак не контролируемая неслужебная эксплуатация корпоративного транспортного средства запрещена законом, так как ведет к прямым имущественным и материальным убыткам (расходы на ГСМ, амортизация ТС). В случае ее выявления, сотрудник будет нести финансовую, административную, а в отдельных случаях и уголовную ответственность.

Как сделать легальным использование служебной машины

Существуют следующие варианты, как сделать использование легальным:

  1. Устная договоренность. При условии, что сотрудник заправляет машину и пользуется в личных целях внерабочее время.
  2. Оформление распоряжения. Заключается договор безвозмездного пользования, в котором прописываются обязательства сотрудника по эксплуатации служебного транспорта.
  3. Составление договора аренды. Работник несет ответственность за имущество и необходимое техобслуживание. Руководитель в этот период не может пользоваться сданным авто.
  4. Оформление доверенности. Этот вариант позволяет конкретному сотруднику в любое время использовать авто в персональных целях.

После каждого использования у работника принимают авто по акту приема-передачи. Он включает в себя фиксацию состояния автомобиля, сведения о количестве бензина в баке и показания на спидометре. Заполняет акт сотрудник, который отвечает за техническое состояние имущества (например, начальник гаража).

Правила использования служебного автомобиля для личных нужд

Принимая во временное пользование служебный автомобиль, работник должен соблюдать следующие правила:

  1. Отвечать за сохранность транспортного средства. При порче служебного имущества сотрудник обязан компенсировать ремонт.
  2. Соблюдать правила безопасности на дороге.
  3. Не выходить за рамки, установленные формой трудовых отношений.

При возврате служебного транспорта работник отчитывается перед бухгалтерией и ответственным за транспорт лицом о состоянии машины.

Пример возмещения организации расходов за использование служебного транспорта

Если сотрудник использует рабочий транспорт в личных целях без разрешения, наносится финансовый ущерб предприятию. Такое нарушение выявляется во время внутренних контрольных мероприятий. Работник обязан возместить ущерб фирме.

Для расчета затраченного горючего применяется формула:

РАСХОД = Т (нач.) + Т (доп.) − Т (ост.), где:

Т (нач.) – объем бензина в баке на начало поездки (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);

Т (доп.) – количество бензина, дополнительно залитого в бак в течение поездки;

Т (ост.) – объем оставшегося в баке бензина по возвращении машины.

Пример расчета суммы компенсации:

В организации есть служебный автомобиль. В компании используется метод списания материалов по средней себестоимости бензина, которая составляет 40 рублей.

В путевом листе указаны следующие отметки:

  1. Остаток бензина в баке – 5 л.
  2. Заправлено работником – 20 л.
  3. Остаток по возвращении – 10 л.

В итоге расход равен 15 литрам (5 л + 20 л − 10 л).

Работник выплачивает предприятию компенсацию за использование авто в размере 600 р. (40 р. × 15 л).

Ответственность за езду на служебном авто в личных целях 

В путевом листе ставится отметка о медосмотре водителя. При использовании машины в личных целях работник не проходит освидетельствование. В случае если гражданина остановят сотрудники ГАИ, он будет за это оштрафован.

ВНИМАНИЕ! Штраф за езду без медосмотра достигает 100 тыс. р. для физических лиц и 500 тыс. р. – для юридических.

Если сотрудник взял транспорт без договоренности, начальник вправе применить к нему дисциплинарные меры (от выговора до увольнения).

Рекомендуем: Порядок расчета и выплаты компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях.

Использование служебного автомобиля в личных целях — как оформить, можно ли

Приказ о предоставлении служебного транспорта

В отечественной практике довольно распространенной является ситуация, в которой сотрудникам разрешается пользоваться служебным автотранспортом не только по прямому назначению, но и в личных целях.

Несмотря на распространение, порядок оформления законного использования авто является достаточно сложным вопросом. При этом неправильное оформление или полное его отсутствие влекут за собой ответственность как самого сотрудника, так и его руководителя.

Нормативные документы, регламентирующие использования служебных авто в личных целях

В законодательном порядке проблема использования сотрудниками для личных нужд автотранспортных средств, принадлежащих предприятию, нигде не рассмотрен. при этом во многих случаях, особенно когда сотрудник уже долгое время работает в компании и заслужил определенный лимит доверия, руководство допускает такую возможность.

Следовательно, возникает вопрос законного оформления такого разрешения, чтобы не создавались проблемы ни у самого работника, ни у его нанимателя.

Так как точной инструкции для оформления этих взаимоотношений закон не предусматривает, на практике применяются несколько видов договорного оформления. К ним относятся:

  • Устное соглашение между руководством и сотрудником. Пользование автомобильным транспортом для нужд предприятия требует фиксации расходов на его обслуживание и соответствующего их оформления для обложения налогами. Поэтому каждая поездка сопровождается путевыми листами, а также фиксируются показания счетчика пробега. При этом, когда сотрудник пользуется машиной после работы в личных целях, заправка осуществляется за его собственный счет, следовательно, расходы несет сам работник, а не компания. Также может быть принято решение о перемотке счетчика для обнуления фактического пробега, накрученного во внерабочее время, но оно не является правовым. Кроме того, оформленное лишь устным соглашением использование машины во внерабочее время может стать причиной больших проблем для обеих сторон при попадании в ДТП и в ряде других ситуаций.
  • Оформление пользования служебным авто в нерабочее время для личных нужд через приказ по предприятию. Издавая приказ о возможности сотрудника пользоваться служебной машиной после работы в собственных целях, нанимателю следует сопроводить это решение рядом внутренних нормативных документов, регламентирующих данное право. Также стоит учитывать множество дополнительных условий, без выполнения которых обе стороны будут привлечены к ответственности.
  • Составление арендного соглашения между сотрудником компании и компанией. Этот метод оформления можно назвать оптимальным благодаря его простоте реализации, а также снижению бумажной нагрузки на легализацию каждого эпизода пользования автомобилем. При этом аренда авто должна учитываться как доход компании, что может повлечь дополнительные налоговые расходы со стороны нанимателя. Также арендное соглашение должно учитывать малейшие детали, относящиеся непосредственно к эксплуатации машины, в том числе время и условия, заправку топливом и т. д.
  • Оформление пользования автомобилем с помощью доверенности. Второй достаточно простой метод оформления, требующий от руководителя трезвой и объективной оценки ситуации. Дело в том, что привлечение к ответственности сотрудника в случае ДТП, а также повреждений автомобиля, станет почти невозможным, поэтому при оформлении доверенности должен присутствовать определенный уровень уверенности в честности и ответственности работника.

Порядок оформления аренды служебного автотранспорта на сотрудника

Арендное соглашение и правила его составления регламентированы нормативными актами Гражданского кодекса. Согласно его условиям, арендовать автомобиль сотрудник может в определенное время (после окончания рабочего дня, в период выходных или отпуска). При этом в остальное время автомобиль находится в полном распоряжении основного владельца — предприятия.

Арендатор не может воспользоваться машиной вне установленных периодов. Арендодатель, то есть компания или предприниматель, обязан учитывать доход от сдачи машины в аренду при предоставлении деклараций и бухгалтерской отчетности.

Для того, чтобы беспрепятственно передавать автотранспортное средство в аренду своему сотруднику, владелец должен иметь юридическое право на это действие. В противном случае такое соглашение может стать причиной проверок, контролирующих мероприятий, и даже привлечения руководителя к ответственности.

К основным особенностям передачи автомобиля в аренду как способа оформления пользования им в личных целях, относятся:

  • Необходимость полной ответственности сотрудника за состояние автотранспортного средства, его обслуживание и сохранность.
  • Обязательность уплаты налоговых сборов с доходов, полученных нанимателем от передачи машины в аренду сотруднику.
  • Оптимальная по сравнению с другими методами юридическая база, позволяющая пользоваться служебным транспортом для собственных нужд.

Пользование автомобилем предприятия для личных нужд согласно приказам и внутренним распоряжениям

Руководитель издает приказ или иной нормативный документ, разрешающий сотрудникам пользоваться служебными автомобилями для собственных целей. Такой способ легализации взаимоотношений требует учитывать множество деталей. Во-первых, в данном случае пользование машиной считается безвозмездным. Это означает, что сотрудник получает фактический доход в натуральной форме.

Соответственно, чтобы с налоговой точки зрения все было правильно, кроме приказа с каждым сотрудником, получающим право на пользование транспортом, должно заключаться полноценное соглашение о передаче транспортного средства в безвозмездное использование, учитывающее налагаемые на работника обязанности и ответственность. Эти положения должны быть параллельно отражены в нормативной документации компании.

Например, если на сотрудника возлагаются сопутствующие эксплуатации расходы, как оплата топлива, амортизационные и ремонтные затраты, использование авто уже нельзя будет отнести к получению натурального дохода.

К плюсам и минусам такого метода оформления относятся:

  • Снижение расходов для обеих сторон соглашения.
  • Отсутствие жестких законодательных требований.
  • Присутствие определенной доли риска за счет несовершенства юридической базы, связанной с распределением ответственности.

Использование машины для собственных нужд по доверенности

Доверенность как таковая не является обязательным документом для подтверждения права управлять конкретным автомобилем.

Для того, чтобы подтвердить это право, достаточно предоставить страховой полис ОСАГО.

При этом, если владельцем автомобиля является компания, ее руководство может предоставлять доверенности для своих сотрудников, позволяющие им управлять автомашинами, числящимися на балансе.

Однако такой метод передачи автомобиля в пользование работнику создает возможность для возникновения неоднозначных ситуаций с точки зрения законодательства. Например, каждая служебная поездка должна быть сопровождена путевым листом и иной документацией. При ее отсутствии каждый водитель может сослаться на личный характер поездки, а доказать обратное будет очень сложно.

Учитывая все вышеперечисленные факторы, доверенность может стать самым комфортным и легким способом разрешить сотруднику пользоваться корпоративным транспортным средством во внерабочее время.

Это возможно при условии высокой степени доверия руководства к данному работнику, а также достаточном уровне ответственности его самого, так как законодательно владелец авто не сможет требовать от доверенного лица обеспечивать ремонт, амортизацию и заправку топливом.

Идеальная ситуация, если служебное авто управляется по доверенности учредителем или руководителем предприятия. К примеру, собственное транспортное средство было зачислено на баланс компании, а впоследствии от её имени была выдана доверенность на имя первоначального собственника.

К особенностям оформления пользования автотранспортом предприятия через доверенность относятся:

  • Высокая доля риска для компании, связанная с отсутствием юридически обоснованной ответственности доверенного сотрудника за сохранность и обеспечение транспортного средства.
  • Упрощенный правовой регламент передачи авто в пользование без дополнительных документов и условий.
  • Отсутствие строго регламентированного периода использования автотранспорта.

Использование служебного автомобиля в личных целях без оформления

С позиции законодательного урегулирования транспортное средство, выполняющее поездку по служебной необходимости, должно сопровождаться оформленным по всем правилам путевым листом, свидетельством о прохождении водителем медосмотра, а также всеми сопутствующими отметками.

Передвижение служебного автотранспорта вне рабочего дня в иных целях, кроме выполнения рабочих обязанностей, законодательством не предусматривается. Если сотрудник будет остановлен инспектором без вышеуказанных документов, предусмотрена ответственность и штрафы, которые составляют до 500 рублей для самого работника и до 1000000 рублей для организации.

Обратите внимание

Путевые листы оформляются на различные периоды — как на 1 рабочий день или одну поездку, так и на более продолжительные сроки. Например, путевой лист можно выписать на месяц, и в этом не будет никакого нарушения. Если работник будет передвигаться с таким путевым листом даже по внерабочее время, формально претензий к нему не возникнет.

К особенностям предоставления в личное пользование служебных автотранспортных средств можно причислить:

  • Отсутствие бумажной волокиты и препятствий.
  • Отсутствие надежной защиты прав и ответственности сторон устных договоренностей.
  • Высокий риск штрафных санкций при передвижении без путевых листов или других сопроводительных документов.
О правах человека
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: