Оптимизация рабочего места

Содержание
  1. Оптимизация деятельности предприятия: как снизить издержки и получать больше прибыли – Стороженко и Партнеры
  2. Каких ошибок следует избегать, чтобы получить результат
  3. Кому доверить работу по оптимизации, чтобы быстро увеличить прибыль и снизить издержки
  4. 13 лайфхаков по оптимизации рабочего места | Rusbase
  5. Если в вашем офисе нет окон, чаще выходите на улицу
  6. Уберите длинные кабели, которые мешаются под ногами
  7. Поставьте на стол то, что будет напоминать вам о вашей цели
  8. Держите под рукой полезные закуски
  9. Надевайте шумоподавляющие наушники без музыки
  10. Вам не нужен стол для работы стоя. Просто сидите меньше
  11. Холодный воздух снижает продуктивность
  12. Пользуйтесь блокнотом и стикерами для заметок
  13. Отрегулируйте кресло и монитор так, чтобы сидеть правильно
  14. Не работайте за столом
  15. Уберите в стол вещи, которыми вы не пользуетесь каждый день
  16. Синие, зеленые и желтые тона улучшают продуктивность
  17. Как оптимизировать затраты на персонал
  18. Заручиться поддержкой сотрудников
  19. Сократить выплаты топам 
  20. Отменить надбавки и доплаты
  21. Оптимизировать расходы на рядовой персонал
  22. Перенести отпуска
  23. Сократить рабочее время
  24. Перевести сотрудников на удалёнку
  25. Методы оптимизации численности персонала в организации
  26. О чем говорят понятия аутстаффинг, аутсорсинг и лизинг персонала?
  27. Оптимизация численности персонала: методы работы в этом направлении
  28. Методы сокращения штата
  29. Оптимизация персонала: численность, рабочие места и кадровые процессы
  30. Оптимизация труда на предприятии посредством выявления индивидуальной производительности
  31. Интерпретация результатов персонификации производительности
  32. Оптимизация численности работников предприятия
  33. Кто чаще всего подлежат оптимизации
  34. Оптимизация предприятий в РБ

Оптимизация деятельности предприятия: как снизить издержки и получать больше прибыли – Стороженко и Партнеры

Оптимизация рабочего места

Успешный бизнес извлекает максимум прибыли при минимальных издержках.

В том случае, если:

  • Прибыль от бизнеса вас не удовлетворяет;
  • Растут издержки;
  • Клиенты уходят к конкурентам;
  • Наблюдается текучесть кадров;
  • Вам кажется, что вы много вкладываете и мало получаете:

попробуйте оптимизировать деятельность организации.

О том, кому и зачем нужна оптимизация деятельности предприятия; как использовать различные методы оптимизации, чтобы снизить затраты и получать больше прибыли, – рассказал директор антикризисной группы Сергей Стороженко.

Читайте до конца, и вы узнаете:

  • Зачем оптимизировать деятельность предприятия
  • Как определить, что компании нужна оптимизация
  • Несколько примеров неправильных бизнес-процессов, которые «съедают» деньги
  • Какие методы оптимизации самые эффективные
  • Каких ошибок следует избегать, чтобы получить положительный результат
  • Кому доверить работу по оптимизации

Нет времени читать? – Задайте свой вопрос по оптимизации предприятия прямо сейчас и получите готовое решение от эксперта:

Повышение эффективности до запланированного уровня финансовых показателей (и их дальнейший рост) – основная и конечная цель оптимизации деятельности предприятия.

Попутно, внедряя системные методы оптимизации, компания получает следующие выгоды:

  • Совершенствуется система управления, исключается дублирование функций
  • Повышается «прозрачность» внутренних организационных и производственных процессов
  • Снижается уровень эмоционального напряжения руководства и сотрудников
  • Повышается лояльность персонала
  • Растут показатели производительности труда
  • Обеспечивается экономия средств фонда заработной платы
  • Налаживаются системы коммуникации
  • Денежные средства распределяются рационально, с максимальной отдачей

Важно:

оптимизировать деятельность целесообразно на любом этапе развития организации, и даже в том случае, если финансовое положение компании, на первый взгляд, не вызывает опасений:

Низкая эффективность бизнеса в полной мере не осознается

Компания часто способна годами приносить стабильную прибыль, но «сыплется» по всем показателям в момент наступления кризиса или негативных форс-мажорных обстоятельств.

Узнать, как поможет оптимизация в моем случае

Компании жизненно необходима оптимизация деятельности в следующих случаях:

  • Налицо дефицит денежных средств, низкая платежеспособность
  • Просрочена кредиторская задолженность, есть угроза наступления банкротства
  • Низкая финансовая устойчивость, высокая вероятность возникновения проблем с погашением долговых обязательств в будущем
  • Финансовое положение организации зависит от внешних источников инвестиционных вливаний
  • Снижен нормативный уровень показателей ликвидности
  • Низкая рентабельность — вложенный капитал не окупается
  • Снижается чистый оборотный капитал (вплоть до отрицательных показателей оборотного капитала)
  • Возникают частые внутрикорпоративные конфликты

Математически точно оценить финансовую эффективность работы организации можно с помощью расчета специальных коэффициентов. Их более двухсот*.

* Показатели и формулы расчета, рекомендуемые для анализа платежеспособности и финансовой устойчивости, можно найти в «Методологических рекомендациях по проведению анализа финансово-хозяйственной деятельности организаций», например, на сайте «КонсультантПлюс».

Если производить расчеты представляется для вас слишком трудоемкой задачей, определить, что компании нужна оптимизация, можно «интуитивно».

Например, по следующим признакам:

  • Решения в компании принимаются крайне медленно
  • Осуществление стандартных рабочих операций требует значительных временных затрат, согласований
  • Результаты реализации решений существенно расходятся с запланированными — со знаком «минус»
  • Те или иные аспекты деятельности предприятия слабо поддаются контролю, либо контроль неэффективен
  • В компании растёт психологическое напряжение, связанное с недостаточной урегулированностью прав, обязанностей, разделением сфер ответственности.

Кроме того, оптимизация деятельности необходима не только при наличии проблем в компании, но и в том случае, если руководство принимает решение:

  • Повысить экономические показатели, включая производительность предприятия
  • Усовершенствовать качество обслуживания
  • Повысить конкурентоспособность на рынке
  • Модернизировать отдельные бизнес-процессы компании
  • Расширить бизнес и сферы влияния
  • Разработать стратегический план усовершенствования бизнеса с целью получения большей прибыли.

Узнать у эксперта, нужна ли оптимизация бизнеса в моем случае

В числе причин неоправданных денежных затрат и снижения эффективности бизнеса — пороки структуры управления.

Например:

Двойное управление или конкуренция между партнерами

В компании зоны ответственности двух и более равноправных собственника совпадают или пересекаются.

Часть распоряжений конфликтуют между собой: на следующий уровень управления поступают противоречивые команды руководителей («переводить полную оплату – переводить оплату частями», «нанять независимых внешних экспертов – обойтись силами штатных специалистов», и т. д.).

В результате распоряжения выполняются с задержкой, дополнительные согласования требуют временных затрат, ухудшается эмоциональный климат в коллективе, возможны ухудшения во взаимоотношениях с клиентами и контрагентами.

В случае конкуренции между партнерами, персонал разбивается на враждебно настроенные группировки, что негативно сказывается на работе компании.

Дублирование функций разными отделами/должностями

В ходе аудита компании выяснилось, что накладные выписываются товароведами, затем документы направляются на проверку в отдел бухгалтерии, – два отдела выполняют одну и ту же работу.

Работники отдела продаж самостоятельно занимаются поиском товара по запросу клиента, вместо того, чтобы сразу передавать заказ в отдел снабжения

Совмещение высококвалифицированных и низкоквалифицированных работ

В организации более 40%
высокооплачиваемого времени директора затрачивалось на сдачу бухгалтерской отчетности, получение и отсылку документов по почте, получение платежных документов в банке и прочую работу, которую может выполнять неквалифицированный работник по доверенности.

Станочники завода по изготовлению летательных аппаратов 4 разряда ежедневно привлекаются на разгрузочно-погрузочные работы. Производство деталей на это время приостанавливается.

Менеджер по продажам компании-автодилера самостоятельно занимается составлением плана продаж, написанием коммерческих предложений и составлением отчетов результативности.

Контроль эффективности деятельности строительной организации руководство поручает недостаточно квалифицированным штатным сотрудникам. В результате компания теряет до 25-35% прибыли ежегодно.

Вот наиболее эффективные методы, позволяющие увеличить прибыльность бизнеса**:

**Методы оптимизации деятельности предприятия весьма разнообразны и выбираются в зависимости от индивидуальных особенностей конкретной организации.

Снижение затрат

Снижение затрат достигается комплексом мер, в числе которых: оптимизация производства, работа с персоналом, налоговое планирование и оптимизация, пересмотр инвестиционных и операционных расходов, реструктуризация кредитного портфеля, автоматизация операций и другие.

Снижение затрат стоит начать с административных издержек. К примеру, можно существенно сэкономить на оплате корпоративной мобильной связи, предусмотреть ответственность за использование служебного автотранспорта в личных целях, исключить случаи хищение топлива с помощью привлечения охранной службы.

Еще одна весомая статья расходов – это аренда. Затраты на аренду могут достигать 50% всей суммы операционных расходов и более.

Сэкономить на аренде можно с помощью грамотного проведения переговоров с арендодателем. Например, представив сводную таблицу со списком аналогичных помещений с ценой существенно ниже заявленной в текущем договоре.

Обязательно стоит воспользоваться законными методами налогового планирования и оптимизации. Оптимизация налогов позволяет снизить сумму отчислений до 50% и более.

Оптимизация организационной структуры

Оптимизация организационной структуры проводится с целью устранить противоречия и дублирование функций во внутрикорпоративных взаимодействиях, повысить прозрачность и эффективность рабочих процессов.

Упрощение организационной структуры приводит к повышению её управляемости. Сокращение неэффективных звеньев цепи управления – к снижению затрат.

Модернизация процессов производства

Оптимизация производственных процессов позволяет добиться улучшения показателей производительности труда, увеличить прибыль.

Это достигается с помощью: сокращения объёмов технологических потерь, внедрения безотходного производства, автоматизации операций, снижения непроизводственных простоев оборудования, повышения квалификации персонала, применения инноваций, результатов научно-технического прогресса и т. д.

Усиление и оптимизация контроля

Контроль – это необходимая комплексная функция в любой организации, которая позволяет своевременно обнаружить отклонения от плана, стимулировать качественное выполнение поставленных задач и рабочих процессов на всех уровнях.

Результат усиления и оптимизации контроля – выстраивание системы управления, основанной на инициативности и ответственности сотрудников, которая неизбежно приведет к повышению экономической эффективности.

Усиление маркетинговых коммуникаций

Невозможно переоценить роль оптимизации системы маркетинга в условиях конкурентной среды. Нестандартные маркетинговые решения позволяют многократно повысить спрос на услуги, увеличить объёмы сбыта товара, создать положительную репутацию на рынке и в бизнес-среде.

Для достижения максимального эффекта используются все доступные каналы маркетингового продвижения – оff-line и on-line рекламу, личный сайт, публикации в СМИ, проведение встреч и семинаров и т. д.

Какие методы оптимизации бизнеса помогут в моем случае?

Каких ошибок следует избегать, чтобы получить результат

Ориентируясь на конечный результат в виде экономии и повышения экономических показателей, нельзя терять в качестве выпускаемой продукции, игнорировать реакции и потребности персонала организации, вводить изменения бессистемно, доверять интуиции вместо точных расчетов и технологий.

В противном случае, мероприятия по снижению расходов и наращиванию прибыли обернутся прямо противоположным итогом – падением выручки, дестабилизацией управленческих процессов, внутрикорпоративными конфликтами.

Кому доверить работу по оптимизации, чтобы быстро увеличить прибыль и снизить издержки

Актуальный тренд в области оптимизации бизнеса – передача управления эффективностью предприятия от топ-менеджеров, руководства и собственников наемным независимым экспертам и временным управляющим. Что это дает?

Компетентные независимые эксперты смогут анализировать и контролировать внутренние процессы максимально беспристрастно, объективно, качественно. В результате такого «свежего» взгляда на деятельность организации, могут внедряться принципиально новые эффективные методы оптимизации, механизмы стратегического управления и контроля, иная кадровая и инвестиционная политика.

Опытные эксперты помогут фундаментально переосмыслить неэффективные бизнес-процессы, чтобы достичь максимального финансового эффекта.

Получить эффективный план оптимизации бизнеса от экспертов

13 лайфхаков по оптимизации рабочего места | Rusbase

Оптимизация рабочего места

Растения с легкостью украсят ваш стол и улучшат воздух в офисе. Кроме того, исследования показывают, что сотрудники работают на 15% эффективнее, если в их кабинете есть цветок.

MKDA

Выберите растение с учетом количества света, который проникает сквозь окна вашего офиса. Например, суккуленты неприхотливы, но им нужно много солнца. Если у вас в офисе плохое естественное освещение, лучше остановиться на сансевиерии (в народе — «щучий хвост» или «тещин язык»), эпипремнуме и спатифиллуме.

Если в вашем офисе нет окон, чаще выходите на улицу

Согласно исследованию 2014 года, проведенному учеными Северо-Западного университета и Иллинойского университета, сотрудники офисов без окон чувствуют себя гораздо хуже тех, кто работает в помещениях с естественным освещением.

Постарайтесь каждый день проводить на солнце несколько часов.

«Дневной свет необходим для поддержания биологических ритмов, от которых зависит ваша когнитивная деятельность, выработка серотонина и пищеварение, — рассказала Кристин Эверетт, старший дизайнер нью-йоркского агентства MKDA. — Благодаря солнцу мы в буквальном смысле чувствуем себя счастливее и внимательнее».

Уберите длинные кабели, которые мешаются под ногами

Наверняка у вас под столом есть провода от системного блока, клавиатуры, мыши, телефона, наушников, зарядки для мобильного и других устройств.

 Mike McCune/flickr/attribution

Для поддержания продуктивного рабочего ритма необходимо, чтобы эти кабели вам не мешали. Выровняйте их длину и закрепите в одном месте с помощью специальных держателей, клипс или липучек. Есть даже специальные органайзеры для проводов. Можете пометить кабели, чтобы знать, от какого они устройства.

Поставьте на стол то, что будет напоминать вам о вашей цели

Найдите один или два предмета, которые будут вдохновлять вас работать, и поставьте их на рабочий стол. Это может быть какая-нибудь корпоративная награда, фотография семьи или девиз компании.

Например, генеральный директор Evernote Крис О’Нил держит на рабочем столе флаг США и Канады, напоминая себе о своем двойном гражданстве и международной политике своей организации. Кроме того, на его столе можно найти фото его детей, которые вдохновили его на использование Evernote.

Рабочий стол гендиректора Evernote Криса О'Нила. Evernote

А в компании Zillow у каждого сотрудника на столе стоит значок, показывающий сколько лет они проработали в фирме.

Держите под рукой полезные закуски

Иногда стоит перекусить, чтобы поднять уровень своей энергии. Лучше всего держать в столе смесь орехов, протеиновые батончики и сухофрукты.

Sarah Jacobs/Business Insider

Надевайте шумоподавляющие наушники без музыки

Все больше исследований советуют не слушать музыку во время работы.

Дэниел Левитин, специалист по когнитивной нейробиологии и автор книги «Так выглядит ваш мозг во время музыки», сообщил, что музыка мешает продуктивности, если только вы не выполняете повторяющиеся задачи.

Лучше слушать ее в течение 10-15 минут перед работой, чтобы насладиться приятными нейротрансмиттерами, которые она вызывает.

Если в вашем офисе шумно из-за телефонных звонков и разговоров, обязательно воспользуйтесь шумоподавляющими наушниками. Но не стоит включать в них белый шум.

Исследование 2010 года показало, что ученики с нарушениями внимания лучше выполняют задания на память, если занимаются в тишине.

А еще наушники увеличат вашу продуктивность, потому что коллеги вряд ли захотят отвлекать на болтовню человека, который закрылся в наушниках.

Вам не нужен стол для работы стоя. Просто сидите меньше

Исследования показывают, что если каждый час совершать пятиминутные прогулки, вы будете меньше уставать и хотеть есть.

MKDA

Холодный воздух снижает продуктивность

Если из-за кондиционера в вашем офисе бывает слишком холодно, держите в столе теплый свитер, обогреватель и перчатки без пальцев.

В 2004 году исследователи Корнеллского университета обнаружили, что при повышении температуры воздуха в офисе с 20° до 25° градусов, количество опечаток в документах сотрудников снижается на 44%, а продуктивность во время набора текста увеличивается на 150%.

Пользуйтесь блокнотом и стикерами для заметок

Хоть мы и живем в цифровом мире, это не значит, что стоит отказываться от бумажных записей. В блокноте можно держать все важные заметки, например, о совещаниях и необходимых звонках. Там же можно записывать и идеи.

Zillow Group

Отрегулируйте кресло и монитор так, чтобы сидеть правильно

Согласно данным исследовательского центра Клиника Мэйо, плохая поза для сидения может привести к негативным последствиям — головной боли, болям в спине и шее, проблемам с дыханием, защемлению нервов в плечах и боли в челюсти.

Поменяйте положение вашего кресла и монитора так, чтобы сидеть прямо. Если у вас в офисе плохое кресло, не пожалейте денег на его улучшение. «Некачественные кресла вызывают усталость и могут даже привести к проблемам со спиной», — считает Мелисса Фредериксен, владелец и старший дизайнер студии Atmosphere 360.

Не работайте за столом

Как бы хорошо ни был организован ваш рабочий стол, иногда стоит работать не только за ним. Встав из-за него, вы уже улучшите свою продуктивность.

Рон Фридман, психолог и автор книги «Лучшее место для работы», считает, что когда вы уходите работать на кухню, на диван или в комнату отдыха, вы посылаете себе сигнал, что пора сосредоточиться.

Генеральный директор SoundHound Кевин Мохайер обычно уходит в солнечный уголок на втором этаже офиса, когда ему надо спокойно поработать или пообщаться с командой. Soundhoud

Уберите в стол вещи, которыми вы не пользуетесь каждый день

Старайтесь следить за тем, что окружает вас на рабочем месте. Если вы можете убрать лишнее, то почувствуете заметный результат.

На столе должно быть только самое необходимое: компьютер, телефон, блокнот, ручки и бутылка с водой. Остальное можно положить в стол.

Если у вас много бумаг, заведите для них специальный шкаф. А лучше отсканируйте документы и храните их в цифровом виде. Ничто так не замедляет продуктивность, как окружение из множества бумаг и необходимость копаться в документах.

Синие, зеленые и желтые тона улучшают продуктивность

Разные цвета по-разному влияют на настроение человека. Синий и красный улучшают работу мозга.

Ученые считают, что прохладные тона (например, синий) действуют успокаивающе. Стол со множеством синих акцентов поможет вам чувствовать себя уравновешенно в течение дня.

С красным цветом стоит быть осторожнее — этот оттенок может увеличить скорость сердцебиения, полагает Эндрю Эллиот из Рочестерского университета. Не стоит использовать его в офисе, если только ваша работа не связана с физической активностью или вы работаете интенсивными интервалами.

Источник.

Материалы по теме:

Что с вашим мозгом может сделать работа в слабоосвещенном офисе

Что не так с open space и чем его заменить

Вдохновение: идеи для яркого офиса в стиле и Spotify

Простой способ повысить эффективность сотрудников в офисе

Как оптимизировать затраты на персонал

Оптимизация рабочего места

Заручиться поддержкой сотрудников
Сократить выплаты топам
Отменить надбавки и доплаты
Оптимизировать расходы на рядовой персонал
Перенести отпуска
Сократить рабочее время
Перевести сотрудников на удалёнку

Заручиться поддержкой сотрудников

Прежде чем сокращать выплаты сотрудникам, предлагать им перейти на сокращённый  рабочий день, сокращённую рабочую неделю или остаться на удалёнке, важно заручиться их поддержкой.

Большинство мер применимо только в случае, если работники согласны на это.

А неграмотное сокращение фонда оплаты труда может привести к жалобам в трудовую инспекцию, судебным разбирательствам и при наличии вины — к санкциям.

Донесите до сотрудников, что хотите сохранить как можно больше персонала и в будущем вернуться к стандартному режиму работы, размеру окладов и премий.

Сократить выплаты топам 

Подумайте, можно ли временно сократить выплаты топ-менеджерам. На высвободившиеся деньги вы сможете сохранить больше рядового персонала и поддержать работу фирмы.

Если выплаты пятерым руководителям подразделений составляют 710 000 рублей, то на страховые взносы вы тратите ещё 214 420 рублей. Сократив зарплату каждого руководителя на 10 %, вы сэкономите 92 442 рубля — этого хватит на зарплаты 2–3 рядовых сотрудников.

Топ-менеджерам трудно быстро найти работу с аналогичными условиями, поэтому они с пониманием относятся к временным трудностям компании и продолжают работать со сниженной зарплатой.

Но будьте готовы и к увольнениям: сокращение заработка редко оставляет работников равнодушными.

Определите список сотрудников, без которых компания не сможет продолжить полноценную работу, и сокращайте их зарплаты в последнюю очередь.

Отменить надбавки и доплаты

Вы можете отменить все надбавки, доплаты и компенсации, которые платите по собственной воле. Речь не идёт о суммах, которые работодатели обязаны платить по ТК РФ: оплата сверхурочных работ, выхода в праздники, работ на вредном производстве и т.п.

Проанализируйте и сократите представительские расходы, расходы на оплату мобильной связи, питание, проезд, оплату жилья сотрудников и пр. Но имейте в виду: если обязательство работодателя по этим выплатам предусмотрено в трудовом или коллективном договоре, тогда эти документы нужно редактировать. А этого не сделать без согласия сотрудников.

Оптимизировать расходы на рядовой персонал

Следующий этап — оптимизация расходов на рядовой персонал. Не нарушайте права работников, иначе начнутся жалобы, за которыми последует множество проверок и штрафов.

Если глава вашего региона продлил ограничения и запретил бизнесу работать, платите сотрудникам зарплату по тем же правилам, что и во время всероссийских нерабочих дней (разъяснения Минтруда от 02.04.2020, актуализированные 27.04.2020):

  1. Выплаты равны зарплате, предусмотренной трудовым договором, — той, которую работник мог бы получить за полностью отработанные дни.
  2. В выплаты входят компенсационные и стимулирующие надбавки, если они предусмотрены в трудовом договоре.
  3. При расчёте выплат учтены районные коэффициенты, северные надбавки, надбавки за вредность.
  4. В выплаты входят премии, если они не зависят от выполнения показателей.
  5. К выплатам прибавляются доплаты за совмещение и дополнительный объём работ, так как отменить их в нерабочий период нет возможности.

Рассмотрим три варианта оптимизации ФОТ, которыми работодатели пользуются чаще всего.

Перенести отпуска

Роструд разъясняет: «В период нерабочих дней размер оплаты сотрудника должен соответствовать тому, который он получил бы, если бы отработал эти дни полностью». 

При этом в будущем сотрудники отправятся в запланированный отпуск и не будут работать ещё 28 дней. Общее нерабочее оплачиваемое время составит минимум 2,5 месяца.

Договоритесь с сотрудниками перенести ежегодные оплачиваемые отпуска на период нерабочих дней. Также им можно предложить уйти в отпуск за свой счёт, но в этом случае нужно их волеизъявление. Если сотрудник согласен, выполните следующие действия:

  1. Получите от работника письменное заявление с просьбой о переносе срока отпуска.
  2. Подпишите документ, поставьте на нём визу и резолюцию в виде слов «Оформить», «Удовлетворить».
  3. Издайте приказы о переносе даты отпуска и о предоставлении отпуска по стандартной форме Т-6.
  4. Внесите изменения в график отпусков, в раздел «Примечание».

Отправлять работников в отпуск во время нерабочих дней без их согласия нельзя (разъяснение Роструда от 04.05.2020 № 128098, ст. 128 ТК РФ). Если они пожалуются в трудовую инспекцию и смогут доказать нарушения, компании и директору грозят штрафы за несоблюдение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП).

«Коронавирусные» нерабочие дни, на которые выпал отпуск, оплачиваются в общем порядке. Продлевать на них отпуск не нужно (разъяснения Минтруда от 02.04.2020, актуализированные 27.04.2020).

Ещё одна причина перенести отпуск — во время него работник может получить меньше заработной платы. «Коронавирусные» отпуска оплачиваются в стандартном порядке.

Причина снижения доходов сотрудников во время отпуска в том, что зарплата за отработанные дни считается как оклад, делённый на количество рабочих дней в месяце и умноженный на кол-во отработанных дней в этом месяце, а отпускные рассчитываются как среднедневной заработок, умноженный на количество дней отпуска, который считается по календарным дням. При этом в расчёт не попадают дни, в которые сотрудник был на больничном, в командировке, отпуске, декрете и др.

Выдать отпускные нужно не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Из системного толкования ст. 14 и 136 ТК РФ следует, что сроки для выплаты отпускных исчисляются в календарных дня, поэтому нерабочий период не освобождает организации от обязанности выдать отпускные в срок.

Сократить рабочее время

Работодатель может сократить время работы — установить неполный день или неполную рабочую неделю для одного работника или для всей организации. На неполном рабочем времени зарплата исчисляется пропорционально времени или объёму работ. Она рассчитывается в следующем порядке:

  • оплата неполной рабочей недели = зарплата / число рабочих дней в месяце × отработанные дни по личному графику;
  • оплата неполного рабочего дня = зарплата / число рабочих часов в месяце × отработанные часы по личному графику.

Посмотрим, какой будет экономия, на конкретном примере.

Работник получает 50 000 рублей в месяц. Он работает по восемь часов в день пять дней в неделю. Работодатель сократил рабочую неделю и сделал среду выходным днём.

В мае зарплата сотрудника составит 38 235,29 рубля (50 000 рублей / 17 рабочих дней в мае × 13 отработанных сотрудником дней). Экономия на зарплате равна 11 764,71 рубля.

Дополнительно необходимо учитывать следующие моменты:

  1. Длительность ежегодного отпуска при неполном рабочем времени не меняется (ст. 93 ТК РФ).
  2. Отпускные, больничные и командировочные рассчитываются по стандартному алгоритму.
  3. Режим неполного рабочего времени, согласованный с сотрудником, считается для него нормой. Привлечение к труду сверх нормы классифицируется как сверхурочная работа и оплачивается в повышенном размере (ст. 99, 152 ТК РФ).
  4. МРОТ уменьшается пропорционально отработанному времени (ст. 93 ТК РФ).

Чтобы сократить рабочее время в текущем периоде, нужно письменное согласие работника (ст. 93 ТК РФ). Если такого согласия нет,  сотрудника нужно предупредить за два месяца до начала применения нового порядка (ст. 74 ТК РФ).

Заключите допсоглашение к действующему трудовому договору, в нём укажите режим неполного рабочего времени и дату, с которой изменения вступают в силу. Дополнительно издайте приказ и ознакомьте с ним работника.

При введении неполного рабочего времени работодатель обязан известить об этом службу занятости населения в течение трёх рабочих дней после издания соответствующего приказа (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Работодатель также обязан заключить допсоглашение с работниками при отмене режима неполного рабочего времени, если дату окончания изначально не определили или отменили установленный режим досрочно.

Перевести сотрудников на удалёнку

Многие работодатели в целях экономии переводят сотрудников на удалённую работу (ст. 312.1 ТК РФ). У этого варианта есть ряд ограничений — сотрудники не могут работать дистанционно в этих случаях:

  1. Если им нужно быть на рабочем месте для исполнения трудовых обязанностей. Например, охранники, водители и строители.
  2. Если для работы им нужно специальное оборудование, размещённое на территории работодателя, — станки, машины, аппараты и т.п.

В остальных случаях удалёнка — оптимальный вариант продолжить работу даже в условиях ограничений и сократить затраты организации и сотрудников. Вы сможете экономить на аренде офиса, коммунальных платежах, расходных материалах, а сотрудники не будут тратиться на проезд, утренний кофе и бизнес-ланчи. Особенно заметна экономия при переходе в удалённый режим на долгий срок.

В ООО «Северное сияние» 56 сотрудников — 30 в одном офисе и 26 в другом. Компания решила оставить тех, кому обязательно присутствовать в офисе, в помещении в спальном районе. Это 26 человек. Остальных перевели на удалёнку и отказались от аренды второго офиса в центре. Это позволило сэкономить на ежемесячных затратах:

  • аренда офиса, 240 м2 в центре города  = 240 000 рублей;
  • коммунальные и эксплуатационные услуги = 19 200 рублей;
  • клининг = 12 000 рублей;
  • питьевая вода = 1 800 рублей;
  • чай, кофе, печенье для сотрудников = 9 000 рублей; Итого экономия составит 282 000 рублей.

На портале «Онлайнинспекция.рф» рекомендуют заключить дополнительное соглашение к трудовому договору при переводе сотрудников на удалёнку. В нём нужно отразить:

  • новый формат работы (дистанционная работа) и её сроки;
  • режим труда и отдыха;
  • размер оплаты труда (по общему правилу, если не меняются обязанности, то не должна снижаться и оплата, однако с работником можно договориться об иных условиях);
  • порядок обмена служебной документацией;
  • порядок обеспечения работника средствами для выполнения работы;
  • размер компенсации расходов за использование личного имущества в рабочих целях (оплата электроэнергии, интернета, эксплуатации компьютера и т.д.);
  • порядок обеспечения безопасных условий и охраны труда работника;
  • правила и формы контроля за работником на время удалённой работы и т.п.

Методы оптимизации численности персонала в организации

Оптимизация рабочего места

Оптимизация численности персонала направлена на минимизацию расходов и увеличение прибыли. Чтобы провести оптимизацию численности работников, нужно знать, по каким критериям все это будет проводиться. Оптимизация – это процесс, при котором проводится оценка работы, принимается решение по дальнейшим мерам в отношении предприятия.

Формы оптимизации:

  1. Сокращение денежных затрат на сотрудников.
  2. Повышение доли квалифицированных рабочих среди персонала.
  3. Проведение мероприятий с целью повышения опыта работников, их творческих способностей и т.д.

Выбор формы зависит от предприятия и от его возможностей: насколько материально независима корпорация, какие задачи и цели стоят перед организацией, влияние внутренних и внешних факторов.

Методы же проведения оптимизации могут быть различные, если говорить о традиционных, то вот их малая часть:

  1. Увольнение некоторых работников, с целью сокращения мест.
  2. Отдельные подразделения могут быть расформированы.
  3. Аутстаффинг, аутсорсинг и лизинг персонала.

О чем говорят понятия аутстаффинг, аутсорсинг и лизинг персонала?

Данные методы очень хорошо практикуются на западе, в нашей же стране они только набирают обороты, но еще применяются не везде:

  1. Аутстаффинг – данный метод предусматривает выведение работающего персонала за пределы хозяйствования. Работники могут быть оформлены как работники другой компании, при этом осуществляют свои прежние функции.
  2. Аутсорсинг – В этом случае за пределы хозяйствования выводится не персонал, а рабочий процесс. Часто этот процесс не профильный, но без него не будет правильно функционировать весь бизнес. Предприятия функционируют путем организации его в одном направлении или нескольких сферах. При этом размеры предприятия могут быть сокращены и ресурсная нагрузка снижена.
  3. Лизинг персонала – такой метод длится не один день, он предусматривает наем с последующим правом выкупа. То есть, если предприятие не имеет возможности в данное время взять в штат сотрудника, оно сотрудничает с ним неофициально, с правом в дальнейшем взять его уже как официального работника. Имеются также категории работников, которые постоянно числятся в лизинге, это консультанты, подрядчики, технические специалисты. Данные работники зарегистрированы в другой компании-провайдере.

В каких ситуациях необходима оптимизация численности персонала?

  1. При сокращении товарного производства или сокращения объема услуг. Приходится экономить издержки, чтобы не сокращалась рентабельность предприятия.
  2. Объемы продаж увеличены, но компания не считает нужным увеличивать рабочие места.
  3. Предприятие имеет лишнюю численность, а в резерве имеется запас производительности труда.
  4. Проводится организация структуры и распределение функций между подразделениями.
  5. Предприятие пытается найти внутреннее финансирование и резервы для осуществления своих планов, пытается сократить оборотный капитал.
  6. Появляется потребность в более дорогих специалистах и отказ от дешевой рабочей силы. От чего требования к работникам возрастают.

Оптимизация численности персонала: методы работы в этом направлении

К проведению оптимизации численности персонала нужно подойти со всей ответственностью и разработать целый проект по этому поводу. Первым шагом по оптимизации должна стать диагностика всех дел предприятия, направленная на выявление качественной производительности труда и количества сотрудников.

После этого оптимальная численность специалистов подсчитывается именно в направлении качества их работы во всех сферах деятельности, будь то производственная или административная работа.

Следующим шагом будет выбор кандидатов, которых необходимо будет сократить.

Кого сократить – выбор не трудный, труднее ответить на вопрос – как это сделать, ведь у каждого сотрудника свои обстоятельства и необходимость работать на предприятии.

При выборе людей, которых следует оставить в штате, прежде всего, учитываются следующие достижения:

  1. Те, которые постоянно принимают участие в основных бизнес процессах компании.
  2. Люди, которые своей работой приносят дополнительный доход предприятию или минимизируют издержки.
  3. Те работники, у которых выше квалификация и рабочие навыки.
  4. Такие сотрудники, которым в силу их квалификации трудно найти замену.
  5. Работники, демонстрирующие большой потенциал и возможность профессионального роста.

Методы сокращения штата

В настоящее время выделяют два основных метода сокращения штата. Это мягкий метод и жесткий метод. Жесткий подход к сокращению представляет собой классическое увольнение.

То есть работников заранее предупреждают о сокращении, делается это за два месяца до увольнения с выплатой соответствующей трудовому кодексу компенсации. Такое увольнение происходить за кроткие сроки и с наименьшими потерями.

Но не все так просто, данный метод сокращения имеет несколько существенных недостатков:

  1. Возможны конфликтные ситуации, как с самим персоналом, так и в отношении профсоюзов.
  2. Такие сокращения негативно влияют на социализацию общества.
  3. Внутри трудового коллектива ухудшается моральная обстановка.
  4. Возможно снижение производительности труда.

Мягкий подход предусматривает сокращение персонала более лояльным способом без прямого участия администрации. В организации создаются определенные условия, когда увольнение становится необходимым шагом. Все мягкие виды сокращения условно делятся на три подгруппы:

  1. Исключение «естественным» путем.
  2. «Мягкие» сократительные меры.
  3. Управление численностью работников без увольнения.

При естественном выбытии персонал самостоятельно увольняется, задача предприятия – подготовить условия для подобных мер. Например, на некоторых предприятиях практикуется метод временного запрета брать на работу новых сотрудников. В это время некоторые работники могут уволиться самостоятельно или выйти на пенсию, таким образом, произойдет естественное сокращение персонала.

Также практикуются и другие методы более жесткого характера естественного выбытия – это ужесточение аттестации, лишение премии за любую провинность и т.д.

Если говорить о мягком сокращении, то здесь применяются следующие методы:

  1. Применение досрочных льгот для работников предпенсионного возраста.
  2. Перевод части сотрудников в дочерние предприятия.
  3. Предприятие может обещать уволившимся работникам дальнейшие перспективы в виде хорошей компенсации и последующем трудоустройстве.

http:

В итоге, если проводится правильная оптимизация численности персонала, можно добиться высокой производительности труда, сокращаются расходы не только на работников, но и на производство.

При этом совершенствуются производственные процессы, неэффективные операции сводятся к нулю. Появившиеся бизнес-процессы реализуются быстрее за счет наименьших затрат на персонал. Так как снижено количество потерь, то продукция будет более качественной.

Внутри трудового коллектива создается благоприятная обстановка и сплоченность, а это способствует росту бизнеса.

Оптимизация персонала: численность, рабочие места и кадровые процессы

Оптимизация рабочего места

Управление в области персонала – наиважнейший аспект менеджмента на предприятии, т. к. именно люди заставляют процессы двигаться, а события происходить. Однако, как и любое другое действие в области менеджмента, регулировка процессов при управлении людскими ресурсами имеет количественные и вполне счетные характеристики.

А именно предельная производительность труда – состояние, когда производство имеет максимальный выпуск продукции и более при существующих размерах капитала расти не может.

В результате формируется необходимый набор работников, то самое их количество и состав, с помощью которого это состояние (максимальной производительности) является устойчивым.

Однако позволить себе выявлять эти редкие условия опытным путем может позволить себе далеко не каждый предприниматель.

Во-первых, это просто опасно: если уволить лишних, а они окажутся необходимыми, то можно запросто растерять компетентные кадры. А во-вторых, если нанять кого-то, а человек окажется лишним, т. е.

без него можно было бы обойтись, если, к примеру, просто изменится структура должностных обязанностей, то его зарплата вызовет давление на бюджет.

Оптимизация численности персонала на предприятии – процесс, неразрывно связанный не только с бюджетным планированием. От него зависит уровень индивидуальной производительностью труда.

Поэтому крайне важно создать условия, при которых штат будет сбалансированным, а каждый рабочий кадр имел бы стимул увеличивать свою выработку.

О мероприятиях, направленных на достижение представленной наиважнейшей для существования предприятия цели, пойдет речь в данной статье.

Оптимизация труда на предприятии посредством выявления индивидуальной производительности

Если начинать оптимизировать трудовой коллектив, то нужно быть готовым, что кое-кого из персоналов ждет увольнение.

(Такие вести разлетаются быстро!) Сокращение должностных единиц – неразрывно связанный с реформами в кадровой сфере процесс.

Нужно ли повторно акцентировать внимание на том, насколько рискованно и сложно нанимать и увольнять? Поэтому перед принятием кадровых решений, необходимо проанализировать общую структуру бизнеса.

  1. Нужно выделить то ядро, которое непосредственно связано с созданием прибавочной стоимости, а также т. н. периферию – обслуживающий персонал.Внимание! Под обслуживающим персоналом не стоит понимать только уборщиц или бухгалтерию. Пример — завод по сборке самолетов. Рабочий персонал, задействованный в обслуживании аэротрубы, может рассматриваться, в качестве вспомогательной службы.

    Проделать такую градацию необходимо, чтобы понять, с какими категориями рабочих можно расстаться (без того, чтобы завод просто встал), а какой отдел является, по сути, неприкосновенным, т. е. сокращать его никак нельзя без потери производственного потенциала компании.

  2. Нужно условно распределить долю в доходе фирмы, например, за год между структурными подразделениями, из которых составлена организация, постепенно уменьшая масштаб.

    В идеале нужно довести такое распределение до персонального значения каждого сотрудника. Имея на руках результаты разделения на «ядро» и «периферию», сделать это будет проще.

    Важно! Чтобы провести такой анализ нужно, чтобы уже существовал максимально эффективно работающий финансовый учет. Ни в коем случае нельзя начинать «персонификацию долей выручки», если нет объективного и актуального, полного учета всего ее объема.

    Распределение долей – итак, является процессом субъективным, но проводимое на основе приблизительных данных, может дать, вообще, токсичный результат.

    Работа эта длительная, лучше, если есть с кем на эту тему подискутировать (коллеги или даже подчиненные), чтобы максимально поднять планку объективности выносимых оценок.

    Вообще, реструктуризация штата фирмы требует и оптимизации кадровой работы. Грамотный кадровик знает, что не стоит уходить от участия в спорах – в них рождается истина.

  3. Схожим образом следует «персонифицировать» и издержки.

    Затраты следует распределять между кадрами, выбирая в качестве весов те же критерии, которые брались при персонификации дохода. Легко и понятно, как правило, разделяется затраты по аренде помещения и оплата труда. С затратами на рекламу уже сложнее. А что же делать с прямыми издержками?

    На самом деле, все просто: например, оцениваем менеджеров по продажам. Их выручка – продажи; а в затраты попадают и себестоимость проданной продукции, и все те дополнительные траты, которыми они, так или иначе, воспользовались (например, затраты на ту же рекламу).

    Важно! Следует быть последовательным в выборе критериев, но заявление вполне допустимо (хоть и необязательно). Например, и менеджеры по продажам, и рабочие, которые обслуживают производственный комплекс и склад имеют единую базу по доходу (продажи), зато у них серьезно различается затратная часть. Здесь не составляется баланс.

    Задача процесса – выявить те должности, деятельность в рамках которой не требует создания дополнительного рабочего места.

    Здесь еще раз нужно обратить внимание на необходимость иметь продвинутый финансовый учет: должна присутствовать возможность категоризации затрат не только по условному бухгалтерскому ранжиру, но и по более прикладным характеристикам (желательно таким, чтобы их понимал генеральный руководитель компании).

  4. Далее, применительно к каждому выделенному структурному подразделению (или даже конкретному лицу) рядом выписываются 2 цифры:
    • 1 значение — тот доход, который создается при его участии;
    • 2 значение — присутствующие затраты.

    Нагляднее всего сделать такой анализ в виде парных столбцов. И здесь начинается сравнимый процесс и толкование результатов, ведь оптимизация кадров предприятия должна быть осознанной и хорошо мотивированной. Обычно бывают результаты двух видов:

    • столбик с выручкой существенно превышает столбик в затратах (т. н. «центры генерации прибыли» (ЦГП));
    • столбик затрат просто больше, чем столбик дохода (обслуживающий персонал (ОП)).

    Внимание! Люди и отделы, которые имеют условно отрицательную прибыльность, вовсе не являются обузой предприятия. Представьте, что пришлось бы определять, какой орган у человека главнее (тоже можно выделить периферию). Метод призван определить, чьи обязанности можно перераспределить между другими, а чью деятельность трогать не стоит.

Интерпретация результатов персонификации производительности

Естественно, что персоналы отделов и управлений, которые имеют высокую условную прибыльность, не должны менять режим работы. Более того, если существует устоявшаяся система взаимоотношений генераторов прибыли и стоящего над ними руководства, то настоятельно рекомендуется не менять правил игры.

Желание все еще больше формализовать и упорядочить неизбежно приведет к снижению производительности. Оптимизация численности персонала предприятия на данном участке может производиться только посредством включения в данный блок дополнительных кадров.

Важное условие – эти кадры должны быть квалифицированными!

Прискорбно констатировать, но факт: прием на работу в такие подразделения неопытных новичков неизбежно влечет падение общего уровня эффективности этих структурных единиц предприятия.

Однако это вовсе не значит, что молодежь (пусть с компетенцией, но без опыта) тотчас же должна увольняться. Просто вход в такие подразделения не должен быть «с улицы».

Люди должны продвигаться по карьерной лестнице начиная с условно убыточных должностей, проявляя себя. И с их повышением руководителям следует временить.

Гораздо сложнее обстоят дела с теми, у кого столбик затрат выше, чем столбец выручки.

  • Если такая картина наблюдается у кадров, которые входят в «ядро прибыльности», то либо нужно еще раз проверить критерии формирования его показателей (дохода и издержек), либо в бизнес-процессе всей компании существует проблема на фундаментальном уровне. (Проще говоря, валовая прибыль отрицательна).
  • В нормальном случае кадры с отрицательной условной прибыльностью в «ядро» не попадают. (В сущности, потому они и формируют «периферию»). Общий принцип здесь один – чем больше разрыв у конкретного персоналия между условными затратами и генерируемым доходом, тем выше у него шансы на сокращение.

Оптимизация численности работников предприятия

Оптимизация работы – единственный правильный способ адаптировать численность сотрудников на предприятии к требованиям экономических реалий. Предложение просто сократить число работников в качестве варианта решения проблемы недостаточности финансирования фонда оплаты труда, является крайне близоруким и некомпетентным.

Неслучайно в самом начале акцептируется необходимость разделения персонала на «ядро» и «периферию». Первые генерируют деньги!

Внимание! Аксиома – не существует «ядра» в коммерческой организации, не имеющего потенциала роста! У любой организации есть, например, отдел продаж (каким бы иным ни было его название), и он может (и должен) по мере развития организации пополняться квалифицированными кадрами.

Оптимизация персонала на предприятии должно сводиться к перераспределению работников, обладающих отрицательной условной прибыльностью в пользу тех структурных подразделений, которым присуща безусловная положительная прибыльность (желательно, с большим отрывом). Обратите внимание, истина проста. Однако связь именно такого перераспределения с ростом эффективности, прежде всего, финансовой, нуждается в доказательстве, чему и были посвящены предыдущие разделы. В чем же должно заключаться подобное перераспределение, и какова его идея? Рассмотрим:

  1. Следует выявить на «периферии» явных аутсайдеров (тех, у кого условная убыточность больше остальных).
  2. Следует провести анализ должностных инструкций всех служащих периферии. Крайне желательно провести максимальную унификацию их общих позиций.
  3. Далее, следует выделить тех, у кого индивидуальных обязанностей меньше, чем у других.Важно! Нельзя принимать во внимание исключительно количественный показатель обязанностей. Здесь, как нигде, потребуется индивидуальный подход вплоть до проведения бесед с целью выяснения, чем именно наполнен рабочий день человека.
  4. Кроме того, нужно выделить и круг тех, у кого таких «уникальных» обязанностей больше.

Цель проведения такого анализа – выявление тех должностных инструкций, «уникальные» обязанности которых допустимо распределить среди других служащих «периферии» (при условии, если будет осуществляться грамотное нормирование обязанностей). Однозначно не должны затрагиваться те, у которых на данный момент «уникальных» обязанностей больше.

Выше уже отмечалось: оптимизация работников предприятия не должна быть направлена на массовое увольнение. (Есть мнение, что образование забастовочных тенденций в условиях экономического кризиса государственный орган контроля в сфере труда и занятости явно не одобрит).

Если перераспределить обязанности наименее напряженных «периферийных» кадров между должностными инструкциями остальных, то образуются человеческие ресурсы. Вот из них нужно сделать сотрудников «ядра», безусловно, проведя их через переподготовку (т. е. снабдив их соответствующей компетенцией).

Особенности данного подхода:

  • Пригодность конкретного «периферийного» сотрудника под работу в «ядре» не является барьером. Ведь речь идет о перераспределении позиций в должностных инструкциях. То есть совсем необязательно брать именно данного работника, разделяя его инструкцию между остальными. В «ядро» можно взять наиболее подходящего, пропорционально перекинув его обязанности на других. Делятся позиции в должностной инструкции, а в «ядро» переходят конкретные люди.
  • Под «ядром» правильно понимать некое хозяйство, генерирующее валовую прибыль компании. При вышеописанном подходе компания не плодит безработных, а увеличивает количество генераторов прибыли за счет избавления от неэффективной деятельности.

Внимание! Во всех теориях изыскание внутренних резервов приравнено к инвестиционной деятельности. И кадровые резервы здесь – не исключение. Фактически компания может с целью расширения «ядра» даже взять ссуду, т. к. это уже коммерческий проект (ведь «ядро» будет с большой долей вероятности приносить прибыль). Любопытная получается ситуация: предположим, что в стране (а для конкретики возьмем Республику Беларусь (РБ)) наблюдается кризис платежеспособности (с падением курсовой стоимости национальной валюты). А фирма, следующая данной стратегии, не только не проводит увольнения, а кредитуется, расширяя сферы деятельности!

Кто чаще всего подлежат оптимизации

«Периферия» чаще всего трудоустроена в следующих подразделениях:

  • ресепшен;
  • работники, обслуживающие офис;
  • региональный представитель (в связи с ростом значения телекоммуникаций);
  • бухгалтерия и различный набор финансовых специалистов узкого профиля.

Отдел, являющийся «ядром», в разных организациях носит различные названия. Чем крупнее компания, тем таких структурных единиц больше. Но самым распространенным является клиентский отдел, поскольку он является тем подразделением, которое непосредственно отвечает за формирование продаж (и неважно, как именно он называется).

Оптимизация предприятий в РБ

Закон (Гражданский кодекс) в Республике стоит на страже интересов трудящихся. Государство тщательно смотрит, чтобы в отраслях не было необоснованных увольнений и сокращений. Такой подход зачастую сильно связывает деятельность хозяев (учредителей) компаний, вынуждая их, порой, идти на поводу буквально у нерадивых бездельников.

Принятие представленной выше системы развития своей фирмы через оптимизацию кадровой системы может служить предпринимателя реальным выходом:

  • предложение о дополнении должностных обязанностей (даже с ростом в заработной плате) – не равно приказу на сокращение должности;
  • предложение на перевод в подразделение-генератор финансов – не увольнение;
  • кредит, берущийся на погашение долгов по зарплате, превращается в инвестиционный заём.

Благодаря данной стратегии даже те предприятия, которые имеют фундаментальные трудности с формированием своего дохода получают реальный шанс на развитие.

О правах человека
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: