Образец служебной записки о закупке оборудования

Содержание
  1. Служебная записка о необходимости приобретения оборудования
  2. Характеристики служебных записок
  3. Образец записки
  4. Служебная записка. Образец написания
  5. Кто может писать служебную записку
  6. Для чего нужна служебная записка
  7. Консультация юриста
  8. Основные правила написания служебной записки
  9. Инструкция по написанию служебной записки
  10. Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме
  11. В каких случаях составляется и кем
  12. Требования к документу
  13. Важные особенности и формулировки
  14. Пошаговое с оставление
  15. Как и сколько хранить
  16. Служебная записка: правила составления и наглядный пример
  17. Как оформить?
  18. Особенности электронного документооборота
  19. Ответ на служебную записку
  20. Сроки ответа на официальный запрос
  21. Регистрация их в организации
  22. Докладная записка
  23. Образец служебной записки о приобретении оборудования. Бланк 2021 года для скачивания
  24. Необходимость в составлении записки
  25. Как приобретается оборудование
  26. Правила составления записки
  27. Форма служебной записки
  28. Что дальше
  29. Особенности написания служебной записки на все случаи жизни: образец
  30. В каких случаях пишется служебная записка?
  31. Что должен содержать текст документа?
  32. Как правильно составить и написать?
  33. Особенности оформления записки (с образцами)
  34. Директору или руководству предприятия
  35. На командировку: продление и отмену
  36. Отзыв из отпуска
  37. На обучение сотрудников
  38. На совмещение должностей
  39. На отгул
  40. На закупку оборудования
  41. О проведении мероприятий
  42. На ремонт автомобиля
  43. На увольнение сотрудника
  44. О наказании работника
  45. О необходимости нового сотрудника
  46. На сверхурочные работы
  47. О создании нового структурного подразделения

Служебная записка о необходимости приобретения оборудования

Образец служебной записки о закупке оборудования

Деятельность любой фирмы неизбежно сопровождается использованием канцтоваров. Они постоянно расходуются. Если ответственный сотрудник обнаружил, что канцтовары закончились, ему нужно инициировать их покупку. Для этого составляется служебная записка о закупке канцтоваров.

Характеристики служебных записок

Служебные записки – это документы внутреннего вида. То есть они направляются только в рамках компании. Для коммуникации со внешними пользователями обычно используют фирменные бланки. Служебная записка, в свою очередь, отличается упрощенной формой. В документе должна содержаться просьба, а также основания для этой просьбы. Подпись на нем ставит только составитель.

Записка на закупку канцтоваров обычно составляется материально ответственным лицом. Это может быть секретарь, представитель канцелярии. Канцтовары требуются фирме постоянно. А поэтому записка на закупку является частью постоянного документооборота.

В документе обычно фигурирует просьба о закупке таких изделий, как ручки, блокноты, скотч, скрепки, дыроколы. Перед составлением записки сотрудник должен точно выявить, столько единиц канцтоваров недостает. Для этого имеет смысл провести небольшую ревизию.

Просить нужно только о закупке тех изделий, которые действительно необходимы на данный момент. Канцтовары нельзя приобретать «на будущее». Кроме того, в записке не может фигурировать просто название изделия. Необходимо указать точное количество товара.

Образец записки

Руководителю хозяйственного отдела

Служебная записка №11

О закупке канцтоваров

От 20.11.2020 года

Прошу закупить для обеспечения деятельности ООО «Альянс» эти канцтовары в связи с тем, что они закончились:

1. Папка для бумаг – 40 штук. 2. Скоросшиватели – 15 штук. 3. Ручки – 100 штук.

4. Блокноты – 10 штук.

Служебная записка. Образец написания

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций.

Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.

Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета.

В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д.

В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Консультация юриста

УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.

Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

Читайте так же:  Органы уполномоченные составлять административные протоколы

  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

    Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

    • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
    • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
    • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
    • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
    • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

    Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

    В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

    Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников.

    Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему.

    Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

    В каких случаях составляется и кем

    В любой организации возникает ситуация, когда сотрудникам нужно оповестить руководство о возникших проблемах, пояснить возникшие обстоятельства или предложить пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют этот документ. В статье мы подробно разберем, как правильно написать служебную записку, образец вы сможете скачать бесплатно.

    1. Докладные. Она пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
    2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
    3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

    Причиной создания является инициатива сотрудников, но может быть устное или письменное указание руководителя.

    Требования к документу

    Давайте разберемся, как написать служебную записку, образец составим для бюджетной организации.

    В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу.

    Они пишутся в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

    Форма служебной записки (образец) должна содержать необходимые реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

    Важные особенности и формулировки

    В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения…» не отвечает требуемым высоким этическим нормам.

    Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 15.08.

    2018, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

    Часто возникает вопрос, если в учреждении принят электронный документооборот, как писать служебную записку, образец ее оформления тот же, и чем он отличается от бумажного? Оформление в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте можно запросить уведомление о том, что он прочитан адресатом.

    Пошаговое с оставление

    Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

    1. Сотрудник создает служебку.
    2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами, например со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
    3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
    4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, при этом отдает поручения, если они необходимы.
    5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

    Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

    Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения.

    Ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования.

    При прочтении директор может поставить свою резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска.

    Мы рассказали, как пишется служебная записка, пример для бюджетников приводим ниже.

    Как и сколько хранить

    Служебная записка: правила составления и наглядный пример

    Образец служебной записки о закупке оборудования

    На любом предприятии у сотрудников должна быть возможность вести деловую переписку с коллегами или начальством. И чаще всего для этого используются служебные или докладные записки.

    С помощью писем и записок происходит обмен информацией внутри организации. Важно понимать, что в подобных документах нет распоряжений или других управленческих указаний. Это лишь информация, которую адресату необходимо принять к сведению.

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

    Как оформить?

    Обычно речь в служебных записках идет об определенной проблеме, которую специалист не может решить самостоятельно. Указав предложения по ее разрешению, он таким образом советуется с вышестоящим начальством.

    Особой формы написания служебных записок, установленной законодательством, нет. Любой сотрудник может составить этот документ в свободной форме. Некоторые крупные предприятия самостоятельно разрабатывают свои формы служебных записок.

    Есть определенные требования, которые предъявляются к оформлению таких документов. Обязательно следует указать:

    • ФИО адресата.
    • Полное название документа, номер записки и дату написания.
    • Тему записки.
    • Описание сложившейся ситуации.
    • Должность автора, его ФИО.
    • Подпись.

    Проблемы при составлении служебной записки должны описываться кратко, без сложных оборотов и лишних слов. Обязательно должен быть указан номер документа, так как впоследствии записка будет зарегистрирована.
    Печать на служебной записке не ставится.

    Благодаря современным технологиям деловая переписка нередко осуществляется с помощью электронной связи. Служебная записка в этом случае составляется практически так же, как и на бумаге.

    Здесь вы можете узнать что такое объяснительная записка.

    Но есть некоторые отличия. В первую очередь они касаются адресата, так как в электронном письме его нужно указывать только, если письмо отправляется на общую электронную почту. Также рекомендуется запрашивать уведомление, подтверждающее отправку и получение электронной служебной записки.

    Существуют следующие виды служебных записок:

    • на премирование работника;
    • на повышение оклада;
    • о невыполнении должностных обязанностей;
    • о выделении денежных средств итд.

    Особенности электронного документооборота

    Упоминания названого документа в ОКУД ОК 011-93, (Общероссийском классификаторе управленческой документации) нет, но в документах по трудовому праву присутствуют ссылки и на служебную записку, наравне с докладной.

    Рекомендации о том, как составить докладную (аналогично – и служебную записку), внесены в Федеральный закон №184 от 27 декабря 2002 года.

    Его последняя редакция содержит изменения и дополнения, регламентированные Федеральным законом от 5 апреля 2020 года под №104.

    Основное несходство служебной и докладной записки проявляется в том, что первая из них обеспечивает управленческую связь между руководителями равнозначных структурных подразделений, т. е. – управление на горизонтальном уровне. Вторая записка обеспечивает вертикальный уровень управления.

    Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

    Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

    Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

    Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

    Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически.

    Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки.

    Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

    Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

    Ответ на служебную записку

    После рассмотрения служебной записки руководитель обязан поставить на документе определенную резолюцию, например, «Исполнено», «Принято к сведению» или «Отменено».

    Если записка подразумевает получение ответа, то руководитель должен его предоставить. Никаких определенных сроков на отправку ответа нет, так как это зависит от ситуации.

    Например, ответ на служебную записку о причинах лишения премии руководитель должен ответить в течение 10 дней.

    Что касается формы ответа, то она устанавливается локальными документами организации. Чаще всего это пояснительная записка, в которой содержится информация о том, какие меры принял адресат в ответ на сообщение сотрудника.

    Сроки ответа на официальный запрос

    Здравствуйте! У меня умерла бабушка, которая являлась членом ПЖСК. Для вступления в наследство нотариус запросил сведения о доли пая в ПЖСК. Данное юридическое лицо от ответа на запрос уклоняется. Посоветуйте как сформулировать предмет иска для обращения в суд.

    Предлагаем ознакомиться: Пример объяснительной записки об опоздании в школу

    Добрый день. Уважаемые коллеги, прошу помощи в разрешении вопроса — применение последствий ничтожности сделки в деле о банкротстве. Так, в августе 2011 года в деле о банкротстве признана ничтожной сделка купли-продажи имущества мая 2008 года по ст. 10 ГК РФ (заниженная стоимость, злоупотребление.

    Регистрация их в организации

    Служебные записки являются внутренними документами, поэтому их регистрация не является обязательной. Тем не менее, многие предприятия ведут учет служебных записок, регистрируя их в специальном журнале. Благодаря этому можно контролировать общее количество полученных документов.

    Журнал регистрации должен включать следующую информацию:

    • номер и дату каждой служебной записки;
    • личные данные о должностном лице, отвечающем за ведение журнала;
    • краткое содержание полученной записки.

    Очень часто журналы регистрации заменяют специальными электронными программами, которые содержат всю информацию о внутреннем документообороте. Это позволяет экономить время и быстро находить нужные данные.

    Срок хранения оригиналов служебных записок у ответственных за них лиц составляет 5 лет. После этого срока специальная экспертная комиссия решает их судьбу. Копии служебных записок хранятся «до минования надобности».

    Докладная записка

    Докладная записка – это разновидность внутреннего документа, который используется для информирования вышестоящего руководства о той или иной проблеме.

    Помимо этого, докладные записки нередко содержат информацию о проделанной работе. В зависимости от получателя докладные записки делятся на внутренние и внешние.

    Внутренние докладные записки составляются согласно стандартам и обязательно содержат регистрационный номер.

    Внешние записки отправляются в вышестоящие инстанции, поэтому они оформляются на специальном бланке и должны быть подписаны руководителем предприятия. Копия документа, отправляемого в другие организации, всегда остается у отправителя.

    В зависимости от содержания докладные записки делятся на:

    Образец служебной записки о приобретении оборудования. Бланк 2021 года для скачивания

    Образец служебной записки о закупке оборудования
    Для нормального осуществления производственных и административных процессов организации необходимо приобретать оборудование.

    Посредством служебной записки о приобретении оборудования руководитель подразделения или иное лицо доводит до сведения руководителя организации необходимость приобретения оборудования.

    Файлы в .

    DOC:Бланк служебной записки о приобретении оборудованияОбразец служебной записки о приобретении оборудования

    Необходимость в составлении записки

    Под оборудованием понимаются разнообразные средства технологического оснащения, на которых производятся работы или размещаются материалы: станки, приборы, офисная техника, торговые стенды, холодильники и так далее.

    Приобретение оборудования может производиться как плановом порядке (на средства, заложенные в бюджете организации на текущий год), так и в экстренном порядке по различным причинам, например, при выходе оборудования из строя.

    Приобретение оборудования, как и любая другая сделка, проведенная организацией, вне зависимости от плановости или экстренности, должна быть зафиксирована в бухгалтерских и финансовых документах. Причинами (обоснованием) для приобретения могут быть:

    • появление нового рабочего места, которое необходимо оснастить;
    • поломка оборудования;
    • моральное устаревание оборудования;
    • гибель или порча оборудования, например, в результате пожара, и так далее.

    Как приобретается оборудование

    Служебная записка – первый этап процедуры приобретения оборудования. Как правило, процедура эта выглядит следующим образом:

    1. Руководитель подразделения, которому требуется оборудование, составляет служебную записку о необходимости его приобретения.
    2. Служебная записка при необходимости согласовывается с экономическим отделом, который дополнительно указывает, заложены ли средства на оборудование в бюджете организации или нет.
    3. Записка передается руководителю через канцелярию или напрямую.
    4. Руководитель организации, изучив записку, принимает решение о покупке оборудования.
    5. Записка с резолюцией передается в подразделение, занимающееся материально-техническим обеспечением, которое приобретает оборудование.

    Статья 22 ТК РФ оговаривает обязанность работодателя обеспечить сотрудников оборудованием, техникой и всем необходимым для выполнения работы.

    Поэтому инициировать покупку оборудования может не только руководитель подразделения, но и любой работник, обнаруживший поломку или считающий, что оборудование необходимо. В этом случае пишется докладная записка на имя непосредственного руководителя.

    Однако на практике для снижения количества документов и ускорения процесса работнику достаточно сообщить о необходимости приобрести оборудование устно.

    Правила составления записки

    Поскольку служебная записка о приобретении оборудования является первичным бухгалтерским документом – обоснованием произведенных расходов, к ее содержанию предъявляются более строгие требования, чем к «обычной» записке.

    Так, потребуется указать:

    1. какое оборудование требуется (наименование, марка, модель);
    2. в какое подразделение;
    3. сколько единиц оборудования требуется;
    4. почему необходимо приобрести оборудование и, в некоторых случаях, обоснование выбора именно такой марки и модели. Например, многофункциональное устройство будет стоить дороже, но заменит в офисе и принтер, и сканер, и потому в целом его приобретение окажется выгоднее покупки техники по отдельности, и так далее. С этой целью к записке могут быть приложены прайс-листы, счета и иные подтверждающие обоснование стоимости оборудования документы.

    Форма служебной записки

    К оформлению служебных записок о приобретении оборудования предъявляются те же требования, что и к другим запискам. В организации обычно имеются свои, разработанные и закрепленные в Инструкции по делопроизводству шаблоны записок. На нашем сайте можно скачать образец и бланк записки для ознакомления и работы.

    Служебная записка состоит из следующих элементов:

    • «шапки», в которой указываются название организации, должность и ФИО руководителя, которому записка адресована;
    • названия (Служебная записка);
    • заголовка, например, «О приобретении офисной техники»;
    • текста записки с указанием данных, о которых мы сказали выше;
    • при необходимости – приложений, например, прайс-листов или счетов на оплату;
    • даты и подписи лица – автора записки.

    Регистрационный номер на записке проставляется работниками отдела документационного обеспечения или иного подразделения, ведущего делопроизводство.

    Что дальше

    Оригиналы служебных записок, как правило, прикрепляются к счетам на оплату и передаются в бухгалтерию вместе с ними. Там же они и хранятся. В дело служебных записок, если организация таковое ведет, подшиваются копии.

    Особенности написания служебной записки на все случаи жизни: образец

    Образец служебной записки о закупке оборудования

    Довольно большой процент населения связан с работой в организациях различной величины и характера деятельности. В процессе выполнения обязанностей служащим регулярно требуется связь с начальством для решения тех или иных вопросов.

    Поскольку с данным видом деловой переписки может столкнуться каждый, рассмотрим подробнее основные вопросы: когда и как оформляется служебная записка, какие различия в составлении официальной бумаги для руководства?

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

    В каких случаях пишется служебная записка?

    Служебная записка — один из элементов внутреннего документооборота. С ее помощью сотрудники компании могут решать производственные вопросы и ситуации максимально быстро и эффективно.

    Служебная записка оформляется для решения деловых задач и вопросов, связанных с работой определенного сотрудника или целого отдела. При этом решение вопроса может зависеть как от другого сотрудника компании, так и от совершенно иного структурного подразделения.

    Основное отличие служебной записки от докладной в том, что она используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации. Иными словами, нет прямого подчинения.

    Составление служебной записки несет с собой дополнительную пользу. Данный документ доказывает, что сотрудник, составивший его, указал о проблеме, расположенной в зоне его ответственности.

    Если специалист не в состоянии сам разобраться с возникшей проблемой, он может составить служебную записку и вынести вопрос на рассмотрение прочими специалистами. В таком случае он сможет снять с себя ответственность за некачественное или несвоевременное рассмотрение задачи.

    В некоторых случаях, на основании служебной записки составляется приказ необходимости совершения того или иного действия.

    Кроме служебных, бывают еще и объяснительные записки, о которых вы можете прочесть в этой статье.

    Что должен содержать текст документа?

    Хотя точной формы заполнения упомянутого делового письма не определено, можно определить несколько основных моментов, обязательных для обозначения в документе. В список реквизитов входят:

    1. Шапка, где прописываются данные получателя, такие как ФИО и должность.
    2. Наименование официальной бумаги.
    3. Дата написания и номер.
    4. Заголовок, из которого сразу понятен предмет переписки.
    5. «Тело» документа, где первоначально описывается имеющаяся ситуация, после чего составитель обозначает свою просьбу.
    6. Должность работника, составившего официальное послание, его подпись и полные ФИО автора.

    Часто текст записки начинается со слов “Довожу до вашего сведения…”, после чего идет уже основная информация. Но это не является обязательным правилом.

    Как правильно составить и написать?

    Началом документа должны выступать данные организации и составителя официального письма. Само название документа пишется посередине. Основной текст должен начинаться ниже и с красной строки. Как мы упомянули ранее, суть проблемы передается в свободной форме. Завершает документ дата составления и подпись.

    Если же основной текст служебной записки должен быть большим, его требуется разделить на несколько абзацев:

    • описание основной проблемы;
    • просьба;
    • отдел и фамилии работников, составивших записку, если имеет место коллективное обращение.

    В последнем случае ключевую подпись на документе ставит начальник отдела, подающего служебную записку. Приложение с подписью всех служащих добавляется к основному документу дополнительно.

    Служебную записку требуется писать на листе формата А4, равно как любой прочий документ. Также обязательно наличие «живой» подписи, сделанной собственноручно.

    Служебная записка пишется вместе с порядковым номером и датой написания.

    При желании документ можно составить в редакторе на компьютере и впоследствии распечатать, но подпись также должна быть сделана самим составителем.

    Особенности оформления записки (с образцами)

    В зависимости от того, какая составляется служебная записка, меняются и нюансы оформления документа и ситуаций, когда его следует оформлять.

    Директору или руководству предприятия

    На имя данного руководителя составляются различные служебные записки, поэтому поговорим о том, как лучше их передать. Желательно составить документ в двух оригинальных вариантах.

    По правилам документ передается секретарю, от которого не лишним будет получить отметку о принятии документа на рассмотрение. После этого уже ждать резолюции начальства.

    На командировку: продление и отмену

    Служебная записка служит подтверждением того, что командированный сотрудник на месте, плюс фиксирует даты приезда и возвращения из командировки. Данный документ может быть оформлен, если:

    • сотрудник проводит поездку на арендованном, личном или служебном транспорте;
    • у сотрудника нет документов, подтверждающих его факт проезда и проживания.

    Отзыв из отпуска

    Нередки случаи, когда по производственным причинам руководителям приходится отзывать из отпуска кого-либо из работников.

    В этой ситуации составителем служебной записки становится руководитель того подразделения, в котором числится сотрудник, находящийся в ежегодном оплачиваемом отпуске.

    Руководитель организации должен ознакомиться с поданным документом и обозначить свое согласие или отказ от прошения, зафиксированного в документе.

    Согласно статье 99 ТК РФ отзыв работника из отпуска возможен только при условии его личного согласия.

    Также по статье 125 ТК РФ запрещается отзывать из отпуска:

    • беременных женщин;
    • несовершеннолетних сотрудников;
    • работников, связанных с опасными или вредными условиями труда.

    Скачать шаблон записки на отзыв сотрудника из отпуска.

    На обучение сотрудников

    Повышение квалификации сотрудников хорошо помогает улучшить качество работы персонала. Но чтобы направить работника обучаться, потребуется составить соответствующую служебную записку.

    Деловое письмо может быть составлено отделом кадров для формирования списка сотрудников, направляемых на обучение. Служебная записка обычно составляется на имя руководителя того отдела, чьи сотрудники будут направлены на обучение.

    Сотрудники на испытательном сроке часто могут нуждаться в повышении своей квалификации. А о длительности такого срока, читайте тут.

    На совмещение должностей

    Нередко в крупных и не только организациях можно встретиться с такой практикой, как совмещение должностей одним сотрудником. Причины для этого могут быть довольно разные:

    • производственная необходимость;
    • наличие свободной вакансии;
    • отсутствие, болезнь, отпуск или иная причина, по которой отсутствует сотрудник, ранее занимавший должность, предполагаемую для совместительства.

    Служебная записка составляется на имя начальника подразделения. Бумага должна пройти резолюцию ректора.

    Также может потребоваться согласовать вопрос с отделом кадров и бухгалтерией.

    В документе фиксируется дата начала работы сотрудника по совместительству и величина доплаты к основному окладу.

    Скачать пример записки на совмещение должностей можно по ссылке.

    На отгул

    Помимо отпуска работники организаций могут при определенных условиях получить так называемый «отгул», т.е. отпроситься с работы. Поскольку в Трудовом Кодексе данное понятие изъято, используются определения «дополнительное время для отдыха» или «другое время отдыха».

    Документом, с помощью которого сотрудник излагает свои пожелания начальству, может выступать как заявление, так и служебная записка.

    Сотрудник имеет право на отгул, когда:

    • выполнял работу сверхурочно;
    • работал в выходные или праздники;
    • имел суммарную переработку во время вахтовой работы;
    • принимал активное участие в донорском движении и сдаче крови;
    • за счет работника;
    • в счет отпуска.

    У каждого сотрудника могут найтись уважительные причины, по которым он может обратиться к руководству с просьбой об изменении рабочего графика.

    Если инициатива проявляется именно со стороны работника, который может подтвердить необходимость корректировки документально, он составляет служебную записку на имя руководителя предприятия.

    В случае, когда причина действительно уважительная, работодатель не имеет права отказать работнику в соответствии со статьей 93 ТК РФ.

    В документе следует указать действующий график и желаемый.

    На закупку оборудования

    Данная служебная записка пишется тем отделом, которому требуется приобретение нового или замена старого оборудования.

    Примером может быть обращение экономического или кадрового отдела к руководителю отдела информационных технологий с просьбой о скорейшей замене неисправного компьютера.

    Бланк служебной записки на закупку компьютера: скачать.

    О проведении мероприятий

    Служебные записки, касающиеся решения организационных вопросов по проведению мероприятий, имеют свою специфику. Они также нашли частое применение в образовательных учреждениях.

    В записке потребуется указать основные данные по предстоящему мероприятию, при необходимости — контактные данные лиц, ответственных за его проведение.

    Скачать образец записки о проведении мероприятий.

    На ремонт автомобиля

    Вполне подходит, если имеется служебный автомобиль, который в силу определенных обстоятельств должен подлежать ремонту. В таком случае потребуется составить служебную записку, в которой будут указаны государственные регистрационные номера служебного автомобиля и причины, по которым он нуждается в ремонте.

    На увольнение сотрудника

    Еще один вид делового письма, составляющегося на имя основного руководителя.

    Его оформление приемлемо, если есть уважительные причины для увольнения определенного сотрудника.

    В основной части записки желательно указать конкретные факты и действия, проведенные по отношению к работнику. Далее следует просьба разрешить увольнение лица, указанного в документе.

    Пример записки на увольнение сотрудника за прогул: скачать.

    Один из наиболее часто используемых типов служебных записок. Применяется для осуществления запроса на получение той или иной информации и строится по следующему принципу:

    1. следует обозначить ключевую мысль, сформировать запрос;
    2. предоставить детали, которые могут потребоваться получателю;
    3. напомнить основную мысль запроса и изложить дополнительную информацию.

    О наказании работника

    Указанный тип документа используется в случаях, когда поведение сотрудника на рабочем месте или его ненадлежащее отношение к рабочим обязанностям требует соответствующих взысканий.

    Составитель служебной записки должен изложить факты максимально объективно и безэмоционально, дать возможность руководству разобраться с инцидентом.

    О необходимости нового сотрудника

    Документ оформляется, когда в одно из структурных подразделений компании требуется новый сотрудник. Тогда руководитель подразделения имеет право подать данный элемент внутренней деловой переписки руководству.

    В ней он должен указать объективные причины, по которым данное решение будет объективным и приемлемым.

    Записка служебная о найме нового сотрудника: скачать образец.

    На сверхурочные работы

    Распространенная причина составления таких документов — наличие экстренных ситуаций, в условиях которых потребуется привлекать сотрудников к решению вопроса после окончания рабочего времени.

    Служебную записку составляет начальник смены или отдела на имя прямого руководителя. В тексте документа указываются причины просьбы и список тех, кого планируется привлечь к сверхурочным работам.

    Привлечение на сверхурочные работы сотрудника: скачать пример.

    О создании нового структурного подразделения

    Вопрос создания новых структурных подразделений может также решаться с помощью запроса, выраженного с помощью служебной записки. Цели проведения данного действия освещаются в теле документа. Среди них:

    • повышение уровня нормирования труда;
    • более оперативное решение определенных задач;
    • улучшение работы с персоналом и другие причины.

    Служебные записки в некоторых ситуациях могут заменять заявления, действуя более «мягко». Чаще всего они используются для внутренних процессов, связанных с организацией производства.

    Если компания поддерживает систему электронного документооборота, оформление служебных записок практически ничем не отличается от бумажной версии. Основное различие — носитель информации, передаваемой между структурными подразделениями компании.

    -ролик ниже раскрывает некоторые аспекты по работе со служебными записками в электронном виде:

    О правах человека
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: