Бланк резолюции руководителя образец гост

Содержание
  1. Бланк резолюции руководителя образец гост
  2. Правила оформления резолюций
  3. Оформление резолюции
  4. Образец резолюции руководителя
  5. Резолюция на документе: образец, примеры
  6. Образец бланка резолюции руководителя федерального казначейства на документ
  7. Образец бланка резолюции руководителя управления (межрегиональной инспекции)
  8. Лист резолюции
  9. Резолюции и поручения руководителя
  10. Что такое служебные записки и как правильно их писать: цели и основания составления, образец
  11. Выводы
  12. Классификация
  13. Резолюция на письме: когда нужно писать
  14. Размещение
  15. Sokolieds.ru
  16. Проблемы делопроизводства
  17. О невыполнении служебных обязанностей
  18. На командировку
  19. О премировании
  20. Возможные выходы из ситуации
  21. Основания для составления и цели записок
  22. Оформление резолюции
  23. Cтруктура резолюции
  24. Адресность резолюции
  25. Побуждение к действию
  26. Сроки исполнения
  27. Подпись руководителя и дата резолюции
  28. Месторасположение резолюции
  29. Делайте правильный выбор

Бланк резолюции руководителя образец гост

Бланк резолюции руководителя образец гост

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Правила оформления резолюций
  • Оформление резолюции

Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов частей :. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Правила оформления резолюций

Бланк документа — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа [1] ;.

Электронный шаблон бланка — это бланк документа, представленный в электронном виде.

Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом. Организационно-распорядительная документация.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:.

Документы длительных свыше 10 лет сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет [2] распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.

Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны. Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков например, для внутренних документов.

Бланки одного вида документа например, письма в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование — электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе.

Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Приложение Б стандарта — это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов схема Б1 Пример 2 и на бланках с продольным расположением реквизитов схема Б2 Пример 3.

При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными. Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте ЛНА организации.

Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы макеты.

Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов распоряжений, приказов , издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др.

Его применяют и в бланках распорядительных документов распоряжений , издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом Пример 9.

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык государственные языки республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке языках республик в составе Российской Федерации: угловые реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на государственном языке языках республик в составе Российской Федерации — справа или продольные все реквизиты бланка на русском языке — сверху, ниже — все реквизиты бланка на государственном языке языках республик в составе Российской Федерации.

Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках — русском и английском приложение В.

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков чаще всего на английском Пример В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:.

Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы макеты бланков. Служба делопроизводства организует разработку макетов образцов бланков документов разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:.

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации УСОРД , — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации УСОРД : уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.

Делопроизводство и архивное дело.

Основной типовой перечень — это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры России от Общероссийский классификатор управленческой документации утвержден постановлением Госстандарта России от Янковая, канд.

ГОСТ Р 7. Наш словарь Бланк документа — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа [1] ; Электронный шаблон бланка — это бланк документа, представленный в электронном виде.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.

Скачать бесплатно демо-номер журнала Подписаться на журнал Для физических лиц Для юридического лица Подписка на эл. Подборки материалов Форум для секретарей Подписаться на новости. Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности.

Оформление резолюции

ГОСТ Р 7.

Приказом Росстандарта от Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. Методические рекомендации могут использоваться также в процессе обучения студентов по соответствующим дисциплинам. Организационно-распорядительная документация.

Бланк документа — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа [1] ;. Электронный шаблон бланка — это бланк документа, представленный в электронном виде.

Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом. Организационно-распорядительная документация. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

Документы 5 Оформление реквизитов документов. N 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации”, законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Изображение герба Государственного, субъекта Российской Федерации, герба геральдического знака органа местного самоуправления помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Изображение товарного знака знака обслуживания помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, или слева на уровне наименования организации – автора документа допускается захватывать часть левого поля.

Наряду с товарным знаком знаком обслуживания , на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица. Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом положением.

.

.

.

.

.

.

правильные образцы. КА будут, если напечатаете дату в грифе утверждения, а руководитель утвердит документ без подписи подпись так, как указывает новый ГОСТ, так как этот пример противоречит кументов, а руководитель, когда оформляет резолюцию “•5 28 гост. Как по новому.

Образец резолюции руководителя

Они не соответствуют требованиям стандарта, но на их основе в компании формируются обычаи документооборота, которые становятся общеизвестными и соблюдаются всеми сотрудниками с большим приоритетом, чем требования инструкций.

Один из примеров такой резолюции – подпись руководителя, означающая согласие (положительную резолюцию).

Наиболее часто проставляется руководителями в процессе рассмотрения внутренних служебных или докладных записок, которые хорошо проработаны, содержат обоснованные и исчерпывающие проекты решений с точными датами, показателями, результатами, фамилиями исполнителей.

В этом случае секретарь должен передать документ с подобной резолюцией на дальнейшее исполнение, т.к. он будет служить основанием (инициативным документом) для последующего издания приказа, утверждения штатного расписания, введения в действие нормативного или технологического документа и др.

Резолюция на документе: образец, примеры

Внимание В его составе должны присутствовать следующие элементы:

  1. Инициалы и фамилия исполнителя.
  2. действий (задание).
  3. Срок выполнения.
  4. Подпись начальника.
  5. Дата.

В зависимости от содержания записи те или иные элементы могут отсутствовать. Классификация В рамках деятельности предприятия могут возникать различные управленческие вопросы, требующие принятия специфических решений. В некоторых случаях действия по той или иной проблеме могут быть типичными.

В соответствии с этим выделяют виды резолюции на документах. Реквизиты могут носить конкретный или общий характер. Первые выражаются глаголом, стоящим в повелительном наклонении либо в неопределенной форме.
Они адресуются конкретным лицам. Как выглядят общие резолюции на документах? Примеры можно привести такие: «К исполнению», «К сведению» и пр.

Образец бланка резолюции руководителя федерального казначейства на документ

Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.Cтруктура резолюции Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

  • указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;
  • характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);
  • указание сроков ожидаемого исполнения;
  • подпись руководителя;
  • дата резолюции.

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа). Резолюции и поручения руководителя Изначально слово «субординация» применялось в армии и означало подчинение младших по званию старшим.

Образец бланка резолюции руководителя управления (межрегиональной инспекции)

Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя и учитывать их приоритетность, степень завершенности, а также ряд других факторов.

При этом важно обеспечить минимальное суммарное время проработки и реализации решений для наиболее приоритетных задач. Иногда в одном и том же документе фиксируется более одной желаемой и действительной ситуации.

Важно При этом между ними могут существовать разнообразные, порой весьма сложные взаимосвязи. В подобных случаях руководителю приходится прибегать к более чем одной резолюции. Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные, относительно самостоятельные этапы.

Лист резолюции

На документ, который необходимо пустить в работу, наклеивается стикер с указанием того, что необходимо сделать, ставится дата и подпись давшего резолюцию. Так вот это недопустимо! Это не лист резолюции, тем более такой экспресс-вариант запросто может отклеиться и потеряться. Как же правильно составить лист резолюции? Ответ на этот вопрос вы найдете чуть ниже.

На листе резолюции должно быть указано:

  • относительно какого документа составлена резолюция,
  • от кого исходит резолюция,
  • дата создания и срок исполнения резолюции, если он регламентирован.

Лучше, если форма листа резолюции будет одна на все предприятие, а не «собственная» у каждого секретаря. Она утверждается в инструкции по делопроизводству. Приведем образец листа резолюции: И еще один пример: Готовые незаполненные листы резолюции секретарь передает директору на подпись вместе с документами.

Резолюции и поручения руководителя

Более того, руководители постоянно отвлекаются от решения актуальных управленческих вопросов. Возможные выходы из ситуации Решить проблемы можно несколькими способами.

Наиболее оптимальным вариантом считается создание специальной службы, ответственной за предварительное рассмотрение входящей корреспонденции. Сотрудники этого отдела будут сами определять, кому и куда передавать акт.

При этом во внимание следует принимать не столько адресата, указанного на документе, сколько его содержание.

Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ 6.

30–2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии: Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»).

Образцы бланков резолюций В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату.

Месторасположение резолюции Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Что такое служебные записки и как правильно их писать: цели и основания составления, образец

Бланк резолюции руководителя образец гост

Резолюции руководителя на документах выражают письменное указание о порядке исполнения либо использования акта. Этот реквизит присутствует на входящих или локальных бумагах. Также резолюция на документах проставляется должностными лицами вышестоящих органов. Кроме служебных актов, этот реквизит присутствует на обращениях от граждан.

На практике содержание записи определяет порядок решения конкретного вопроса, просьбы, рассмотрения заявления. Проще говоря, этот реквизит выражает отношение служащего акта.

Выводы

По обозначенной теме выделим несколько основных моментов:

  • На каждом заявлении об увольнении должна присутствовать виза руководителя.
  • Отсутствие визы не может препятствовать расторжению трудового договора с сотрудником. По истечении срока уведомления (14 дней) работника в любом случае должны рассчитать.
  • Есть определенные категории лиц, которые по закону не обязаны уведомлять работодателя о предстоящем увольнении за 2 недели.
  • Реквизиты резолюции предусмотрены ГОСТ № 65. Они содержат распоряжение руководителя, подпись, расшифровку, дату.
  • Виза руководителя дает разрешение отделу кадров уволить сотрудника досрочно.

Классификация

В рамках деятельности предприятия могут возникать различные управленческие вопросы, требующие принятия специфических решений. В некоторых случаях действия по той или иной проблеме могут быть типичными. В соответствии с этим выделяют виды резолюции на документах. Реквизиты могут носить конкретный или общий характер.

Первые выражаются глаголом, стоящим в повелительном наклонении либо в неопределенной форме. Они адресуются конкретным лицам. Как выглядят общие резолюции на документах? Примеры можно привести такие: «К исполнению», «К сведению» и пр.

Резолюция на письме: когда нужно писать

— — — —  Уровень и организаторские способности работодателя во многом определяются скоростью документооборота внутри предприятия.

Ситуация, в которой секретарь теряет документы, не регистрирует их или не вовремя представляет руководству для ознакомления, чревата нарушением технологической цепочки, осложнением партнерских связей или срывом поставок.

Даже сегодня, когда большинство компаний переходит на электронный документооборот, по-прежнему актуальны письменные обращения к работодателю, связанные с производственными вопросами.

Одним из способов продуктивного сотрудничества между руководителем и его подчиненными разного уровня является резолюция на представленном ему документе. В производственной терминологии понятие «резолюция» означает максимально краткое распоряжение руководителя, адресованное подчиненному или подчиненным.

Резолюция на документе должна отражать информацию в сжатом виде. Однако при этом слова необходимо подбирать четкие и конкретные. В реквизите должно присутствовать исчерпывающее указание на характер и порядок исполнения акта.

Так, надпись «Решите, как договорились» не может рассматриваться как резолюция. На документе не допускаются так называемые предварительные указания. Среди них можно назвать такие: «Прошу ко мне зайти», «Ответ после переговоров» и пр. Резолюция на документе может определять несколько исполнителей.

Служащий, чья фамилия стоит первой, обычно считается ответственным лицом.

Размещение

Любой начальник должен знать, как осуществляется оформление резолюции на документе. Этот реквизит помещается на первом листе акта в верхнем углу. Он обычно находится между текстом и адресатом.

Если возникает необходимость оформить сложную по своему содержанию резолюцию, в которой присутствует два или больше поручений, или нескольких указаний, их допускается размещать на любом свободном пространстве лицевой части первого листа.

При этом реквизит не должен затрагивать текст и уходить на поля.

Для выделения текста указания его нужно располагать несколько под углом. В некоторых случаях резолюция может оформляться на отдельном листе. При этом на акте должна присутствовать отметка о наличии такого приложения.

Кроме подписи, в этом случае указываются фамилия и инициалы автора. Такие резолюции иногда именуют «рефераткой». Данный термин очень распространен в органах госуправления.

Если возникает необходимость оформить резолюцию на отдельном листе, ее можно написать от руки либо напечатать.

Sokolieds.ru

Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора.

Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.

Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения о наименовании предприятия, дате ее составления, сотруднике, который пишет записку, должностном лице, к которому она направляется. Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

Проблемы делопроизводства

Стоит сказать, что рассмотрение актов и оформление резолюций – процессы достаточно сложные. Уполномоченному служащему приходится учитывать множество нюансов и организационного, и психологического характера. Зачастую исполнение входящих актов начинается с оформления резолюций.

В этой связи значение данного реквизита как инструмента управления иногда абсолютизируется. Правила делопроизводства многих организаций предусматривают, что основной объем входящей документации, вне зависимости от содержания и уровня важности, направляется сначала руководителю.

Он рассматривает поступившие бумаги и делает соответствующие отметки.

После этого документы отправляются к непосредственным исполнителям. Этот порядок работы обладает рядом недостатков. В первую очередь продолжительность ожидания актом своего рассмотрения в ряде случаев превышает период работы с ним во много раз.

При этом процесс может занимать до 80% времени от общего срока выполнения поручения. Кроме того, установлено, что на рассмотрение корреспонденции у руководителя уходит в среднем до двух дней в неделю. В итоге стремление директора охватить весь объем поступающей почты приводит к задержке выполнения поручений.

Более того, руководители постоянно отвлекаются от решения актуальных управленческих вопросов.

О невыполнении служебных обязанностей

Случаи нарушения трудовой дисциплины могут быть установлены в процессе выполнения должностных обязанностей.

В такой служебной записке указывается:

  • точное время и место составления, которое очень важно в случае применения в отношении сотрудника дисциплинарного и материального наказания;
  • подробное, вплоть до малейших деталей, описание нарушенных работником обязанностей, с учетом конкретных действий или бездействия. Обязательно делается ссылка на раздел или пункт нарушенной должностной инструкции;
  • перечень свидетелей произошедшего, у которых нужно взять объяснения.

Чем точнее и правильнее был составлен документ, тем справедливее будет решение нанимателя.

На командировку

Оформить служебную записку о направлении в командировку достаточно просто. В ней указывается:

  • информация о работнике, которого направляют в командировку;
  • место, куда сотрудник будет отправлен, и выполняемые им в это время функции;
  • срок работы;
  • подпись руководителя и дата составления;

О премировании

На основании такой служебной записки работника за хорошую и качественную работу могут материально поощрить. Составить такой документ вправе:

  • руководитель подразделения, в котором работает сотрудник, претендующий на получение премиальных доплат;
  • совет бригады;
  • профсоюз, членом которого является сотрудник.

В служебной записке такого типа нужно указать:

  • полные данные и должность руководителя, который вправе издать приказ о поощрении сотрудника;
  • должность и ФИО должностного лица, составившего документ;
  • просьба о премировании конкретного работника или нескольких человек. В обязательном порядке указывается причина премиальных доплат, их размер и время (число и месяц) выплаты;
  • полная информация о работнике (его должность и ФИО без сокращений);
  • дата подписания служебной записки (день, месяц и год);
  • подпись составителя документа.

Для получения премиальных выплат на основании служебной записки необходимо пройти несколько этапов:

  • подписанный документ отправляют в канцелярию или отдел, отвечающий за внутренний документооборот. Там бумагу регистрируют и присваивают ей индивидуальный номер. После этого ее направляют для рассмотрения руководителю;
  • документ о начислении премии рассматривает ответственный руководитель компании. Он принимает решение о выплате или об отказе. Решение оформляют в письменном виде, после чего его направляют в отдел по работе с кадрами;
  • сотрудники отдела кадров готовят приказ о поощрении работника. Основанием для выплаты будет служебная записка;
  • на последнем этапе приказ отправляют в бухгалтерию, которая производит начисление.

Для того, чтобы правильно оформить эту бумагу, следует обратиться за помощью к опытным юристам компании Правовед.ру. Они проанализируют ситуацию и помогут подготовить именно тот вид документа, который необходим в вашей ситуации.

Возможные выходы из ситуации

Решить проблемы можно несколькими способами. Наиболее оптимальным вариантом считается создание специальной службы, ответственной за предварительное рассмотрение входящей корреспонденции. Сотрудники этого отдела будут сами определять, кому и куда передавать акт.

При этом во внимание следует принимать не столько адресата, указанного на документе, сколько его содержание. Специалисты рекомендуют формировать перечни видов документов, вопросов, должностных лиц либо подразделений, которым необходимо их направить.

Такие списки позволят исключить попадание лишней информации к начальству и ускорить ее поступление к надлежащему служащему.

Руководство должно получать самые важные документы. К ним, в частности, можно отнести распоряжения, указы, постановления и прочие акты вышестоящих структур. Стоит сказать, что данная практика у многих директоров вызывает непонимание.

Руководители стараются рассматривать всю входящую документацию, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех дел организации.

В таких случаях можно формировать перечни поступившей корреспонденции за рабочий день, неделю с указанием служащих, которым были направлены те или иные акты.

Основания для составления и цели записок

Служебные записки обеспечивают связь между подразделениями компании. С помощью этого вида документации можно достичь следующих целей:

  • официально предложить внести поправки в план работы;
  • сообщить, о том, что график сотрудника был скорректирован;
  • донести информацию о сохранности материальных ценностей;
  • информировать руководство о событии, повлиявшем на рабочий процесс и т. д.

Таким образом, служебная записка позволяет оперативно принимать решения, касающиеся рабочих вопросов.

Основное правило, которого надо придерживаться при составлении служебной записки – краткость. Важно четко изложить суть вопроса и оптимальные пути его решения. Обычно текст занимает не более 6-7 строк.

При написании деловых писем обязательно должны соблюдаться этические нормы. Например, неуместно писать в служебной записке «Довожу до вашего сведения». Известить о том, что был нарушен трудовой распорядок, можно проще, сразу же перейдя к описанию произошедшего, например, «Вчера, 18.05.2019, было сорвано занятие по природоведению из-за…».

С целью экономии времени и бумаги, во многих компаниях принят электронный документооборот. Любая служебная записка может быть оформлена в электронном виде и отправлена на корпоративную почту. Сортировкой писем и пересылкой их по нужному адресу занимается секретарь.

Желательно, чтобы при оформлении документа отправитель использовал свою электронную подпись. Чтобы убедиться, что записка получена и прочитана, нужно запросить уведомление о ее прочтении, поставив галочку напротив соответствующего пункта настроек почтового клиента.

Строгой формы для составления нет, но несмотря на это, необходимо опираться на правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которым в бумаге должны присутствовать такие данные:

Оформление резолюции

Бланк резолюции руководителя образец гост

На конкретных примерах продемонстрированы правила составления резолюции. Отмечается, в каких случаях какие упрощенные способы оформления уместны. Описаны несколько вариантов месторасположения резолюции.

Важной задачей, стоящей перед руководителем при обработке управленческих документов, является, прежде всего, оценка возникшей ситуации, принятие какого-то решения и оформление его в виде резолюции.

Резолюция — это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. В соответствии с Юридическим энциклопедическим словарем (М.: Советская энциклопедия, 1984 г., с. 319) резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

Cтруктура резолюции

Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

  • указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;
  • характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);
  • указание сроков ожидаемого исполнения;
  • подпись руководителя;
  • дата резолюции.

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

Правила написания резолюции изложены в ГОСТе Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Адресность резолюции

Обязательное требование к резолюции — адресность.

Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого.

Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ 6.30–2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии:

 

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.

 

Побуждение к действию

Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

  • «информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;
  • «дополнительно переговорить»;
  • «подтвердить получение»;
  • «сообщить о выполнении» и др.

При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер.

Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме.

Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:

  1. Ситуация является стандартной
  2. Ситуация не является стандартной.
  3. Ситуация не является стандартной и не имеет аналогов.

В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает одну из следующих альтернатив:

  1. Руководитель считает целесообразным принять окончательное решение самостоятельно. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом:

class=''

  • Руководитель считает, что окончательное решение должно быть принято другими сотрудниками. В этом случаетекст резолюциибудет выглядеть следующим образом:
  • действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника. Чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

    Общие указания выражаются следующим образом:

    • к руководству»,
    • к исполнению»,
    • к сведению».

     

    На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

     

    Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

    Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя и учитывать их приоритетность, степень завершенности, а также ряд других факторов. При этом важно обеспечить минимальное суммарное время проработки и реализации решений для наиболее приоритетных задач.

    Иногда в одном и том же документе фиксируется более одной желаемой и действительной ситуации. При этом между ними могут существовать разнообразные, порой весьма сложные взаимосвязи. В подобных случаях руководителю приходится прибегать к более чем одной резолюции.

    Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные, относительно самостоятельные этапы.

    Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой, — от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.

     

    Сроки исполнения

    Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия, резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля.Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа.

    Устанавливая сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Как показывает практика, на такую оценку часто отводится очень короткое время, и возникает опасность, что срок исполнения будет установлен достаточно произвольно.

    В теории сетевого планирования и управления используются вероятностные методы оценки выполнения работ по специально разработанным для этого формулам (на основе минимального и максимального времени выполнения). Конечно, руководитель не будет оценивать время по такой формуле.

    Однако при назначении контрольного срока очень важно иметь в виду саму возможность постановки такой задачи, учитывая имеющиеся у подчиненных ресурсы, другие поручения и т.д.

    Подпись руководителя и дата резолюции

    Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

    В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату.

    Месторасположение резолюции

    Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

     

    Некоторые руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе-резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится.

    Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымаются и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).

     

    резолюции с документа должно обязательно переноситься в регистрационную форму (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения, указанного в резолюции, берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.

    Делайте правильный выбор

    Во многих организациях основная масса поступающих документов независимо от их содержания и степени важности передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю.

    Такой порядок работы с документами, особенно в организациях с большим объемом документооборота, имеет ряд недостатков. С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним.

    С другой стороны, на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю.

    Если налажена четкая организация делопроизводства, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него.

    Для регулирования этого вопроса рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять на рассмотрение.

    Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.

    Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Однако встречаются и другие руководители, которые стремятся разбросать поступившую к ним корреспонденцию между подчиненными, едва успев на нее взглянуть.

    Типичные резолюции в подобных случаях: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных.

    В конечном счете за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда.

    Однако стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации.

    О правах человека
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: